Мобильник для сотрудника

Сейчас уже никого не удивишь мобильным телефоном на балансе предприятия. Во многих организациях он давно превратился из предмета роскоши в производственную необходимость. Поэтому все больше бухгалтеров сталкиваются с учетом услуг сотовой связи и соответствующими проблемами.

Мобильное орудие труда

В соответствии со статьей 264 Налогового кодекса затраты на оплату услуг связи включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Но, согласно статье 252, все затраты должны быть "произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода". Другими словами, чтобы отнести затраты на оплату услуг сотовой связи в расходы, необходимо подтвердить производственный характер этих услуг.

Впрочем, в соответствии с Положением о составе затрат такой же порядок действовал и до 2002 года. В своем письме от 22 мая 2000 г. в ? ВГ-9-02/174 МНС разЪяснило, какие документы нужны для отнесения оплаты услуг сотовой связи в себестоимость. Это "счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом".

Многие инспекции на местах на этом не останавливались. Например, в Санкт-Петербурге налоговики одно время требовали представлять отчеты работников по каждому звонку "с кратким описанием темы разговора". Не отставали и их коллеги из других регионов, выдумывая все новые условия включения оплаты услуг сотовой связи в расходы.

На практике выполнить все требования инспекторов порой просто невозможно. В результате, как признаются некоторые бухгалтеры, они вообще не учитывают расходы по мобильным телефонам для целей налогообложения или даже вовсе не отражают эти расходы в учете (если оплата производится наличными). Но такое расточительство могут себе позволить не все. Остальные ищут выход. И находят.

"Мы советуем клиентам делать приказы с указанием работников и причин, по которым им предоставлены мобильные телефоны, - говорит Лариса Шаповаленко, аудитор московской фирмы "Авантаж Аудит". - Необходимость работнику телефона должна быть хорошо обоснована. Обычно такие работники, во-первых, имеют разЪездной характер работы или у них несколько рабочих мест в разных офисах. А во-вторых, должна быть необходимость поддерживать с ними постоянную связь. Поэтому в должностных инструкциях этих работников лучше специально указать обязанности, выполнение которых требует наличия мобильного телефона".

Многие фирмы ограничивают телефонные переговоры работников, оплачиваемые предприятием. Это еще один способ продемонстрировать налоговикам производственный характер сотовой связи. "У нас существует лимит: каждый работник может наговорить не более чем на 80 долларов в месяц, - рассказывает Вера Сотова, бухгалтер столичной торговой фирмы. -; По нашим подсчетам, этой суммы для рабочих переговоров вполне достаточно. Если работник превышает лимит, мы удерживаем деньги из его зарплаты".

Самый надежный, но и трудоемкий способ обосновать расходы - сделать расшифровку по каждому звонку: кто, куда и зачем звонил. "У нас все телефонные разговоры оплачиваются полностью. Но работников, пользующихся мобильными телефонами, мы просим ежемесячно составлять отчеты о своих разговорах. В них работники перечисляют, в какую организацию они звонили и как она с нами связана. Затем руководитель подписывает отчет, и он поступает в бухгалтерию, - рассказывает Юлия Ростова, бухгалтер орловской строительной фирмы. - Сначала всем было трудно, но сейчас работники уже привыкли и стараются сразу записывать, с кем они разговаривали в течение дня. Зато мы уверены, что с налоговой проблем не будет".

Там, где звонков очень много, в отчеты включают только отдельные дорогостоящие переговоры. "Мы просим работников записывать в специальный журнал только междугородные и международные звонки. В нем указываются дата разговора, номер телефона, название организации и работник, с которым велись переговоры", - обЪясняет Андрей Зотов, бухгалтер воронежской компьютерной фирмы.

В общем, сколько инспекций с разными требованиями, столько изобретено и способов эти требования выполнить. Можете выбрать тот, который подходит для вашего случая.

Осторожно: счет-фактура!

Еще одна проблема, возникающая при оплате переговоров работников по мобильнику, - налоговый вычет по НДС. Телефонные компании выставляют счета-фактуры за прошедший месяц только в начале следующего. Помните, что вычет по НДС можно произвести только в том месяце, которым датирован счет-фактура. То есть, если у вас счет-фактура за апрель датирован 3 мая, НДС к вычету можно принять только в мае.

Изменить такое положение вещей, договорившись с телефонной компанией выставлять счета задним числом, вряд ли удастся. Как нам обЪяснили в одной московской компании - операторе сотовой связи, у них обработка данных и заполнение счетов-фактур осуществляются автоматически с помощью компьютерной программы. Поэтому всем своим контрагентам они выставляют счета-фактуры одним днем и сделать для кого-то исключение не могут.

Ольга САЛЬНИКОВА,
эксперт "Расчета"



Бухгалтерский и налоговый учет расходов на мобильную связь

В бухгалтерском учете мобильный телефон, приобретенный предприятием, ценой более двух тысяч рублей отражается на счете 01 "Основные средства". В налоговом учете эти затраты можно единовременно включить в материальные расходы, если стоимость телефона меньше 10 тысяч рублей. Более дорогой телефон считается амортизируемым имуществом, относящимся к третьей амортизационной группе (срок полезного использования - от трех до пяти лет).

Стоимость подключения мобильного телефона к сотовой сети в бухгалтерском учете учитывается на счете 97 "Расходы будущих периодов". В налоговом учете затраты на подключение сразу включаются в прочие расходы.

Порядок учета текущих услуг связи, таких как ежемесячная абонентская плата, оплата соединения, роуминга, определителя номера и других, в бухгалтерском иљ налоговом учете совпадает. Они включаются в расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Пример.
В апреле ООО "Фокус" приобрело для своего менеджера по продажам мобильный телефон стоимостью 3600 руб. (в том числе НДС - 600 руб.). Одновременно общество оплатило расходы по подключению к сотовой сети - 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.) и перечислило аванс компании - оператору связи - 2400 руб. (в том числе НДС - 400 руб.).

Руководитель своим приказом определил срок амортизации телефона в бухгалтерском учете и срок списания расходов на подключение - четыре года. Также установлено, что "Фокус" оплачивает расходы на оплату услуг связи в пределах 1200 руб. в месяц (включая НДС). Расходы сверх этой суммы вычитаются из заработной платы работника.


Бухгалтер должен сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
- 3000 руб. (3600 - 600) - приобретен телефон;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 600 руб. - учтен НДС;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
- 3000 руб. - телефон передан работнику;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60
- 1000 руб. (1200 - 200) - учтены расходы по подключению телефона;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 200 руб. - учтен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 4800 руб. (3600 + 1200) - оплачен мобильный телефон с подключением;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 800 руб. (600 + 200) - принят к вычету НДС;
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 2400 руб. - перечислен аванс компании - оператору связи.
В мае предприятие получило счет и счет-фактуру по услугам связи за апрель на сумму 1800 руб. (в том числе НДС - 300 руб.). Сверхлимитная сумма расходов составила 600 руб. (1800 - 1200). Бухгалтер сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 1000 руб. (1200 - 200) - учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые предприятием;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 200 руб. - учтен НДС;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60
- 600 руб. - учтены услуги связи за апрель, оплачиваемые работником;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"
- 1800 руб. - зачтен ранее перечисленный аванс;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 200 руб. - принят к вычету НДС.
В апреле в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, войдут:
- стоимость телефона - 3000 руб.;
- расходы на подключение - 1000 руб.;
- оплата текущих услуг связи - 1000 руб.

Начиная с мая 2002 года стоимость телефона в бухгалтерском учете должна ежемесячно амортизироваться, а расходы на подключение ежемесячно списываться на расходы. Бухгалтер должен делать такие проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
- 62,5 руб. (3000 руб. : 48 мес.) - начислена амортизация;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
- 20,83 руб. (1000 руб. : 48 мес.) - списана часть расходов на подключение.

Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Марина ТУРКИНА,
налоговый консультант ООО "Аудит Холдинг"







Постоянная ссылка на статью: