О том, что время – деньги, знают все. О том, как из времени сделать деньги, знает далеко не каждый. Только тот, кто обучен искусству тайм-драйва.

Управлять можно всем: автомобилем, коллективом, мужем, поведением, даже снами (любой адепт йоги вам это подтвердит). Главное – изучить алгоритм управления, а потом уже применять полученные знания в интересующей вас области. Внимание! Если вы намерены использовать классические основы управления по отношению к собственному времени (не важно – рабочему или личному), это у вас вряд ли получится. Потому что в отличие от автомобиля, коллектива и мужа вам придётся иметь дело исключительно с собственной персоной. А она, как известно, дама капризная: этого ей не хочется, то ей лень, а вот это и вовсе нереально…

Уроки бытия
О самосовершенствовании рано или поздно задумывается любой мыслящий человек, умеющий объективно оценивать причины постоянных авралов на работе, неудач в личной жизни или нервных срывов в общении с близкими. Но просто задумываться мало - надо ещё и действовать. Можно в одиночку, путём изучения специализированной литературы, а можно и коллективно, например посещая тренинги и семинары. Так как и книги, и семинары с тренингами нередко дублируют друг друга, то, чтобы не тратить зря время и деньги, рекомендуем вам подойти к вопросу рационально и начать с главного – умения распоряжаться своим временем. Кодовое слово в этом направлении – «тайм». Есть ещё и вспомогательное к нему – «драйв». Почему именно временем? Потому что именно от его наличия (или отсутствия) зависят и ваша карьера (а значит, благосостояние), и ваше физическое самочувствие (есть время на сон и занятия спортом – значит, здоровье гарантировано), и социальные отношения (время на общение с друзьями никогда не проходит зря), и даже личностное благополучие (да-да! чтобы устроить свою личную жизнь тоже требуется время).

«Кароши» - очень не хороший
Первое занятие по тайм-драйву обычно выглядит парадоксально – вместо того, чтобы рассказывать о необходимости успевать жить и работать, вас учат… отдыхать. Вернее, организовывать отдых без отрыва от производства. Суть в том, чтобы не дать никому превратить вас в «загнанную лошадь». Вам знакомо чувство измотанности и усталости к концу рабочего дня? Если знакомо, то пусть слабым, но утешением будет то, что вы не одиноки. В Японии даже специальное слово есть «кароши» - «смерть от переутомления на работе». И хотя мы уверены, что никакой «кароши» вам не грозит, всё же пересмотреть своё поведение на работе следует. А именно – установить время для отдыха. Важно, чтобы это мероприятие было не стихийным, в момент, когда «голова совсем не варит», а ритмичным. Скажем, 5 минут в конце каждого часа или 10 минут через 1,5 часа. Специалисты по организации рабочего времени утверждают, что длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вам это ничего не напоминает? Правильно! Именно в школе и вузе мы учились в таком ритме: 45 минут – урок, 1,5 часа – «пара».
Определившись с временным промежутком отдыха, следует разобраться с таким понятием, как «переключение» во время отдыха. Если вы в свою пятиминутку просидите за развлекательным сайтом – то отдых ваш будет сомнительным. Если пройдётесь по офису и займётесь чем-то полезным (польёте цветы, помоете чашку из-под чая или просто посмотрите в окошко) – почувствуете, что силы возвращаются. А если не поленитесь и выйдете на улицу, хоть даже и в курилку, и все 5 минут проведёте в лёгком общении с коллегами, приобретённая энергия позволит вам последующие час-полтора провести с максимальной пользой для дела. Иначе говоря, чем большее переключение вы обеспечите себе во время отдыха, тем лучше отдохнёте.
Владимир Маяковский, не только знавший, но и поддерживающий движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:
Товарищ, запомни правило простое:
Работаешь – сидя,
Отдыхай - стоя!

Закинь «якорь», «съешь лягушку», подари пряник
Ещё один принцип управления временем носит образное название «настройка». Другими словами – подготовка к выполнению предстоящих дел. Каждый из нас по-своему настраивается на работу, но психологи определили несколько общих для всех моментов. Первый из них носит конкретно-романтическое название «якорь» и представляет собой определённый ритуал накануне свершения дел. «Якоря» у каждого свои. Для кого-то это чашка кофе обязательно в тишине и покое офиса (некоторые специально стараются приезжать в офис раньше других, чтобы позволить себе роскошь побыть наедине со своими мыслями), для кого-то – конкретная песня в плеере (не исключено, что эта песня когда-то вдохновляла на работу над дипломом или другими важными проектами), а для кого-то и вовсе мини-уборка на столе или смена картинки на компьютере. Очень важно, использовать «якоря» исключительно накануне важных дел и не применять их «просто так», чтобы не сбить психологическую настройку.
Если «якоря» настраивают на плодотворную работу, то сдвинуть гору дел вам поможет… «лягушка». Именно так называют самые неприятные или сложные дела, которые имеются в анамнезе любого из нас. Подсознательно мы откладываем их на потом, предпочитая заниматься другими, менее неприятными и лёгкими делами, а «лягушка» между тем растёт и растёт, превращаясь из, в общем-то, безобидного земноводного, в этакого монстра, разбираться с которым всё равно придётся. Вот эксперты и советуют начинать свой рабочий день именно с «поедания лягушки». Несколько неприятных минут легче пережить в начале дня, зная, что потом тебя ждут только приятные и любимые занятия.
А чтобы справиться с «лягушкой» было легче, имеет смысл придумать себе мотивацию в виде символического подарка-поощрения за «героический подвиг». Это может быть шоколадка, бонусные 5 минут к обязательному перерыву или пара разложенных пасьянсов. В данном случае не столь важна мотивация, сколь достойное и стратегически верное начало рабочего дня.

Организация рабочего дня
Каждый рабочий день не похож на другой. С другой стороны, всегда имеется ряд событий, повторяющихся если не ежедневно, то как минимум несколько раз в неделю. Сочетать обязательные и «вольные» дела друг с другом так, чтобы успевать качественно и в срок их сдавать, можно при условии грамотного распорядка дня. Когда лучше планировать рабочий день? Одни специалисты утверждают, что с вечера, другие – с утра. На самом деле всё зависит либо от ситуации, либо от ваших личных привычек. Главное, планировать свой день не спонтанно, записывая все дела подряд, а расставляя их по приоритетам. Доказано, что если решать задачи от важного к второстепенному, то ваша ценность как исполнительного и толкового сотрудника непременно повысится. К тому же, как показывает опыт, второстепенные задачи нередко вообще отменяются или забываются руководством, и если вы потратите на их выполнение время, никаких поощрений от начальства ждать не имеет смысла.
О том, в каком виде вести планирование рабочего дня однозначного мнения не существует. Это может быть и Планировщик в почтовой программе The Bat!, и популярный у многих менеджеров Outlook, и менее распространённый, но не менее удобный Lotus Notes. Старые добрые ежедневники и планинги тоже помогут скоординировать рабочий день.

***
Восточная мудрость гласит: «Если ты не научишься управлять собой, тобой будут управлять другие». Не беда, если кто-то будет управлять вашими действиями на работе. Куда хуже, если кто-то будет управлять вашей жизнью. Изучайте теорию тайм-драйв и будьте сами себе управленцами.

По материалам журнала Office Magazine

 

Автор: Оксана Королева Компания "Комус"

Постоянная ссылка на статью: