Организация приобрела персональный компьютер...

Работу современной организации трудно себе представить без компьютеров. После покупки персонального компьютера у бухгалтера организации неизбежно возникают многочисленные вопросы. Как отразить расходы на покупку и обслуживание компьютера? Когда можно принять к вычету уплаченные при покупке компьютера суммы НДС? Как учесть расходы на его ремонт? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете, прочитав данную статью.

Приложение к еженедельнику "Экономика и жизнь" - "Бухгалтерское приложение" N 37, 2004 г.

Е. БОНДАРЬ, ведущий эксперт "БП"

Приобрести персональный компьютер можно различными способами: как одно единое устройство или как набор отдельных устройств (например, системный блок, монитор, клавиатура, мышь и т. д.).
Рассмотрим каждый из вариантов подробно на примерах.

Пример 1
3 августа 2004 г. ООО "Мир" приобрело персональный компьютер стоимостью 17 700 руб. (в т. ч. НДС - 2700 руб.). В этот же день персональный компьютер был передан сотруднику ООО "Мир", то есть введен в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете ООО "Мир" указанные операции отражены следующим образом:
3 августа 2004 г.
Д-т сч. 08 К-т сч. 60 - 15 000 руб. - оприходован персональный компьютер
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 2700 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная к оплате поставщиком компьютера
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - 17 700 руб. - оплачено поставщику за персональный компьютер
Д-т сч. 01 К-т сч. 08 - 15 000 руб. - отражен ввод в эксплуатацию компьютера
Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - 2700 руб. - принята к вычету сумма НДС, ранее уплаченная поставщику персонального компьютера.

Пример 2
5 августа 2004 г. ООО "Мир" приобрело системный блок стоимостью 11 800 руб. (в т. ч. НДС - 1800 руб.) и клавиатуру стоимостью 354 руб. (в т. ч. НДС - 54 руб.). 6 августа 2004 г. ООО "Мир" купило у другой фирмы монитор стоимостью 4720 руб. (в т. ч. НДС - 720 руб.). 9 августа 2004 г. персональный компьютер передан сотруднику ООО "Мир", то есть введен в эксплуатацию.

В бухгалтерском учете ООО "Мир" указанные операции отражены следующим образом:
5 августа 2004 г.
Д-т сч. 08 К-т сч. 60 - 10 000 руб. - оприходован системный блок
Д-т сч. 08 К-т сч. 60 - 300 руб. - оприходована клавиатура
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 1854 руб. (1800 руб. + 54 руб.) - отражена сумма НДС, предъявленная к оплате поставщиком системного блока и клавиатуры
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - 12 154 руб. - оплачено поставщику за системный блок и клавиатуру;
6 августа 2004 г.
Д-т сч. 08 К-т сч. 60 - 4000 руб. - оприходован монитор
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 720 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная к оплате поставщиком монитора
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - 4720 руб. - оплачено поставщику за монитор;
9 августа 2004 г.
Д-т сч. 01 К-т сч. 08 - 14 300 руб. (10 000 руб. + 300 руб. + 4000 руб.) - отражен ввод в эксплуатацию компьютера
Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - 2574 руб. (1854 руб. + 720 руб.) - принята к вычету сумма НДС, ранее уплаченная поставщикам оборудования.
Как видим, расходы на приобретение персонального компьютера - объекта основных средств в бухгалтерском учете сначала всегда учитываются на счете 08 "Вложение во внеоборотные активы". Далее в соответствии с п. 4 и 5 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н, персональный компьютер подлежит постановке на учет как объект основных средств (кроме случаев, когда он приобретен для продажи или не предназначен для использования в производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг либо для управленческих нужд), так как срок его полезного использования, по данным завода-изготовителя, составляет не менее 12 месяцев. Суммы НДС, уплаченные при приобретении компьютера, принимаются к вычету. Вычет производится в том месяце, в котором компьютер был введен в эксплуатацию (см. п. 1 ст. 172 НК РФ).

Обратите внимание!
Если персональный компьютер приобретает организация, освобожденная от исчисления и уплаты НДС либо не являющаяся плательщиком этого налога, сумма НДС, уплаченная поставщику оборудования, учитывается в стоимости этого актива (см. п. 2 ст. 170 НК РФ).

В налоговом учете персональный компьютер, первоначальная стоимость которого превышает 10 000 руб., признается амортизируемым имуществом. Если стоимость персонального компьютера не превышает 10 000 руб., то расходы на его приобретение включаются в состав материальных расходов в полной сумме при вводе в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) и в полном объеме уменьшают налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

К сведению!
Организация, применяющая УСН и выбравшая в качестве объекта налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", на основании подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ имеет право уменьшить полученные ею доходы на сумму расходов на приобретение персонального компьютера в полном объем в момент ввода его в эксплуатацию.

Напомним, что персональный компьютер - это комплекс конструктивно сочлененных устройств, представляющих собой единое устройство, имеющее собственное название и предназначенное для выполнения определенного круга работ (услуг). Данный комплекс состоит как минимум из системного блока, монитора, клавиатуры. Системный блок, в свою очередь, состоит из многочисленных элементов: материнская плата, оперативная память, устройство чтения и записи данных (FDD, НDD, СD и т. д.), видеокарта, блок питания, звуковая карта, факс-модемная плата и т. д. Кроме этого, персональный компьютер может быть укомплектован дополнительными устройствами: мышь, внешний факс-модем, дополнительный монитор и т. д.
Согласно п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Им признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Например, если у руководителя организации есть сведения о том, что устройства (системный блок и монитор), входящие в состав персонального компьютера, имеют разный срок полезного использования, то каждый из них учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Иначе персональный компьютер подлежит учету как единый инвентарный объект.

Пример 3
Воспользуемся условием примера 2 и допустим, что, по данным производителя оборудования, срок полезного использования системного блока составляет не более 3 лет, а монитора - 5 лет. Имеет ли право руководитель учесть указанные устройства как разные инвентарные объекты?

Так как у руководителя ООО "Мир" есть сведения о том, что устройства (системный блок и монитор), входящие в состав персонального компьютера, имеют разный срок полезного использования, то он вправе установить, что каждый из этих объектов в бухгалтерском учете будет учитываться как самостоятельный инвентарный объект.

В бухгалтерском учете начисление амортизации по объекту основных средств (персональному компьютеру) начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он будет введен в эксплуатацию, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта либо его списания с бухгалтерского учета (см. п. 21, 22 ПБУ 6/01).

К сведению!
Если стоимость персонального компьютера составляет не более 10 000 руб. или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, организация имеет право списать его стоимость на затраты на производство (расходы на продажу) в момент отпуска в эксплуатацию (см. п. 18 ПБУ 6/01).

В налоговом учете начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества (персональному компьютеру) начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда произошло полное списание стоимости такого объекта либо когда данный объект выбыл из состава амортизируемого имущества налогоплательщика по любым основаниям (см. п. 2 ст. 259 НК РФ).
Основным показателем для определения нормы амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете, позволяющим рассчитать сумму ежемесячного амортизационного отчисления по персональному компьютеру, является длительность срока его полезного использования. Он определяется организацией самостоятельно с учетом следующих обстоятельств:
- ожидаемый срок использования персонального компьютера в соответствии с планами организации;
- ожидаемый фактический износ, зависящий от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта и т. д.

К сведению!
В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1, срок полезного использования компьютеров составляет от трех до пяти лет включительно (компьютеры входят в третью амортизационную группу) (код ОКОФ 143020000).

Обратите внимание, что суммы амортизационных отчислений должны рассчитываться организацией с использованием только одного из нескольких способов (метода) начисления амортизации. В бухгалтерском учете одного из четырех (см. п. 18 ПБУ 6/01), а в налоговом - одного из двух (см. п. 1 ст. 259 НК РФ).

К сведению!
В бухгалтерском и налоговом учете совпадает только один метод начисления амортизации - линейный.

Пример 4
Воспользуемся условиями примеров 2, 3 и допустим, что ООО "Мир" для начисления амортизации по объектам основных средств использует линейный метод начисления амортизации. Определим месячную норму амортизации персонального компьютера.

Месячная норма амортизации персонального компьютера в ООО "Мир" составит:
* системного блока (1 : 36 мес.) х 100% = 2,78%;
* монитора (1 : 60 мес.) х 100% = 1,67%.

Заметим, что ремонт персонального компьютера может быть произведен как собственными силами, так и специализированными организациями. Рассмотрим каждый из вариантов подробно на примерах.

Пример 5
10 августа 2004 г. на персональном компьютере, установленном в бухгалтерии ООО "Мир", вышел из строя процессор. Системный администратор заменил его на новый. Новый процессор был взят со склада запасных частей ООО "Мир".

В бухгалтерском учете ООО "Мир" операция по замене процессора отражена следующим образом:
10 августа 2004 г.
Д-т сч. 26 К-т сч. 10 - 300 руб. - стоимость замененного процессора отражена в составе расходов по обычным видам деятельности.

Пример 6
17 августа 2004 г. на персональном компьютере, установленном у директора ООО "Мир", вышел из строя монитор. Бухгалтер ООО "Мир" вызвал специалиста из ремонтной мастерской. Монитор был отремонтирован специалистом в офисе ООО "Мир". Стоимость услуг по ремонту составила 354 руб. (в т. ч. НДС - 54 руб.). 20 августа 2004 г. услуги по ремонту оплачены путем перечисления денежных средств с расчетного счета ООО "Мир".

В бухгалтерском учете ООО "Мир" вышеуказанная операция отражена следующим образом:
17 августа 2004 г.
Д-т сч. 26 К-т сч. 76 - 300 руб. - отражена задолженность перед ремонтной мастерской за услуги по ремонту компьютера
Д-т сч. 19 К-т сч. 76 - 54 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная к оплате ремонтной мастерской;
20 августа 2004 г.
Д-т сч. 76 К-т сч. 51 - 354 руб. - денежные средства за ремонт перечислены ремонтной мастерской
Д-т сч. 68 К-т сч. 19 -54 руб. - принят к вычету НДС, ранее уплаченный ремонтной мастерской.
Как видим, расходы организации на ремонт персональных компьютеров, используемых в производственной деятельности и принадлежащих организации на праве собственности, выполненный любым способом (собственными силами или специализированной организацией), относятся в бухгалтерском учете к расходам по обычным видам деятельности и отражаются в составе расходов того отчетного периода, к которому они относятся (см. п. 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н).
Обратите внимание, что в целях равномерного включения предстоящих расходов на ремонт объектов основных средств в затраты на производство (расходы на продажу) отчетного периода организация может создать резерв расходов на ремонт основных средств (в том числе арендованных). Образование такого резерва у организации будет отражаться по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета резервов предстоящих расходов (соответствующий субсчет), а использоваться он будет следующим образом. По мере выполнения ремонтных работ фактические затраты, связанные с их проведением, независимо от способа их выполнения (хозяйственного или с привлечением подрядчика) будут списываться в дебет счета учета резервов предстоящих расходов (соответствующего субсчета) в корреспонденции с кредитом либо счета, на котором предварительно учитывались указанные затраты, либо счетами учета расчетов. Если организация с начала года не успела создать резерв под предстоящий ремонт основных средств, то расходы по ремонту, неравномерно производимому в течение года, могут быть отражены ею в составе расходов будущих периодов на счете 97 "Расходы будущих периодов" и списаны в течение периода, к которому они относятся. Заметим, что в соответствии с п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, порядок списания расходов будущих периодов устанавливается организацией самостоятельно (равномерно, пропорционально объему продукции и т. п.).

К сведению!
Если вы в целях равномерного включения расходов на ремонт персонального компьютера в себестоимость продукции решили воспользоваться счетом 97 "Расходы будущих периодов", то вам нужно будет показать в бухгалтерском учете налогооблагаемые временные разницы и отложенные налоговые обязательства.

В налоговом учете в соответствии со ст. 260 НК РФ расходы организации на ремонт персонального компьютера рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
Отметим, что в налоговом учете также можно создать и резерв расходов под предстоящие ремонты основных средств (см. п. 3 ст. 260 НК РФ). Порядок его создания (использования) оговорен в ст. 324 НК РФ. Организация, решившая создать резерв предстоящих расходов на ремонт, должна рассчитать отчисления в такой резерв исходя из совокупной стоимости основных средств и нормативов отчислений, утверждаемых ею самостоятельно в учетной политике для целей налогообложения. При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года. Исключение предусмотрено лишь для случая, когда организация накапливает средства для проведения особо сложных и дорогих видов капитального ремонта основных средств в течение более чем одного налогового периода. В этом случае предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий налоговый период согласно графику проведения этих видов ремонта, при условии что в предыдущих налоговых периодах такие либо аналогичные виды ремонтных работ не осуществлялись.

К сведению!
Под совокупной стоимостью основных средств признается первоначальная стоимость всех амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию по состоянию на 1 января года, в котором образуется резерв.

Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего отчетного (налогового) периода.
Обратите внимание, что при осуществлении ремонтных работ хозяйственным способом отдельные затраты оформляются следующими унифицированными формами первичной документации:
* расход материалов - лимитно-заборными картами (форма N М-8) или требованиями-накладными (форма N М-11), утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а;
* расходы на оплату труда - табелем учета использования рабочего времени (формы N Т-12, Т-13), расчетными и платежными ведомостями (формы N Т-49, Т-51, Т-53), утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Учтите, что после выполнения всего комплекса работ (как подрядным, так и хозяйственным способом) всегда оформляется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма N ОС-3), утвержденный постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7. При этом если организация сама проводила ремонт, акт составляется в одном экземпляре работником структурного подразделения, ответственного за приемку основных средств. Если ремонт выполняла сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

К сведению!
После приемки отремонтированных объектов основных средств в их инвентарную карточку (форма N ОС-6) должны быть внесены записи о проведенных работах и изменениях в характеристике объекта после проведения ремонта.

Замена отдельных элементов персонального компьютера, приводящая к качественному изменению его характеристик, например увеличению быстродействия, расширению объема памяти, - это модернизация компьютера. Однако на практике не всегда такая замена считается модернизацией. Например, организация в 1995 г. приобрела компьютер c процессором Intel Pentium I 90 МГц, который в 2004 г. вышел из строя. Ремонтной организацией ремонт процессора был признан нецелесообразным, и его заменили на другой (Inte* Pentium I 133 МГц), так как марка заменяемого процессора уже снята с производства. В этом случае, несмотря на улучшение предыдущих показателей компьютера (значительно увеличено его быстродействие), замена процессора считается ремонтом, а не модернизацией. По мнению автора, для того чтобы признать расходы по замене отдельных элементов персонального компьютера, приводящей к изменению характеристик объекта (например, увеличению быстродействия, расширению объема памяти и др.), расходами на ремонт этого объекта основных средств, необходимо одновременное наличие:
- факта выхода из строя заменяемого устройства;
- любого документального подтверждения, что вышедшее из строя устройство (например, процессор, системная плата, винчестер, факс-модем и т. д.) в настоящее время не производится (отсутствует) на рынках сбыта в РФ.
Другими словами, при разграничении модернизации и ремонта компьютера определяющее значение имеет не то, как изменились его эксплуатационные характеристики, а факт сохранения работоспособности объекта основных средств, не изменившего выполнение своих функций в целом (см. Письмо Минфина России от 22 июня 2004 г. N 03-02-04/5).