«…Наша компания более шести лет назад купила для директора металлический сейф. По нему был установлен и в бухгалтерском, и в налоговом учете одинаковый срок службы – 20 лет.

В ходе проверки налоговики запросили документы, подтверждающие расходы на приобретение этого основного средства. Инспекторы считают, что если мы не подтвердим документально его первоначальную стоимость, то расходы в виде амортизации из налогового учета следует исключить.

Но ведь такой длительный срок хранения документов не предусмотрен ни законодательством о бухгалтерском учете, ни Налоговым кодексом.

На каком основании налоговики требуют от нас обосновать амортизацию документами шестилетней давности?..»

Из письма главного бухгалтера Ольги Либерман, г. Тюмень

Ольга, к сожалению, подобные требования налоговиков не единичны. Они стараются запрашивать именно первичные документы в подтверждение растянутой на годы амортизации основных средств, но и в доказательство правомерности признаваемого убытка, который можно учитывать в течение 10 лет.

Но если компания решит спорить, есть шансы отстоять амортизацию имущества даже без документов о его покупке.

ФНС и Минфин: компания обязана подтвердить первоначальную стоимость основного средства

Сергей Тараканов, заместитель начальника отдела методологии налогового контроля Управления контрольной работы ФНС России, уверен, что инспекторы вправе затребовать документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости основного средства:

– Затраты на приобретение основного средства включаются в расходы путем начисления амортизации. Чтобы обосновать правильность начисления амортизации, нужны в первую очередь документы, подтверждающие первоначальную стоимость объекта. Поэтому требования налоговых инспекторов правомерны.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, полностью согласен с коллегой:

– Документы, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости основного средства в налоговом учете, нужно хранить в течение всего срока, пока компания амортизирует это имущество.

Независимые эксперты: мнения разделились

Наталья Новикова, ведущий консультант департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит», считает, что вопрос спорный:

– Вопрос решается неоднозначно не только среди независимых консультантов, но и в судебной практике. По моему мнению, для признания в налоговом учете расходов в виде амортизации либо в виде остаточной стоимости при выбытии амортизируемого имущества недостаточно только внутренних документов – инвентарных карточек учета объекта основных средств по форме ОС-6 и регистров учета.

Понадобятся документы о приобретении объекта.

А Денис Корнилов, генеральный директор ООО «Аудиторская фирма “БИЗНЕС-СТУДИО”», с мнением чиновников не согласен:
– На основании статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

А из статьи 23 НК РФ следует, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих доходы и расходы.

Так как законодательство не предусматривает более длительный срок хранения данных документов, позиция налоговой инспекции неправомерна.

Наше мнение: обосновать амортизацию можно другими документами

Мы считаем, что если документы уничтожены по истечении сроков хранения, то налоговики не вправе отказать компании в признании амортизационных отчислений по основному средству.

К похожему выводу недавно пришел Федеральный арбитражный суд Московского округа (постановление от 11.03.09 № КА-А40/1255-09). В решении шла речь об обоснованности учета остаточной стоимости ликвидированных объектов в составе затрат в связи с уничтожением «первички», но аргументы суда вполне подходят и к вашей, Ольга, ситуации.

Но тогда важно, чтобы у компании сохранились акты уничтожения соответствующих документов и другие документы, которыми можно было бы подтвердить первоначальную стоимость основного средства.

Например, регистры налогового учета, а если первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете совпадает, то подойдут инвентарные карточки учета основных средств. Дополнительным подтверждением могут быть акты предыдущих выездных проверок.