Все работники, за исключением временных, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, и сезонных, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым работникам предоставляется удлиненный отпуск, а некоторым – дополнительные оплачиваемые отпуска. Рассмотрим ряд сложных вопросов предоставления и оплаты отпусков.

ГРАФИК ОТПУСКОВ И ЕГО ИЗМЕНЕНИЕ

Работники отправляются в отпуск по графику, который надо было составить не позднее чем за две недели до начала текущего года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Обычно работники пишут заявления на отпуск, но это не обязательно. Во всяком случае, трудовое законодательство не указывает на такое заявление как на обязательный документ. На основании составленного графика турфирма должна известить работника о приближающемся отпуске под роспись за две недели.

График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя, поэтому время его начала не может быть изменено по инициативе одной стороны. Если вдруг планы работника или работодателя изменились, то отпуск может быть перенесен на другой срок. По общему правилу это допускается по соглашению сторон только в пределах того рабочего года, за который данный отпуск предоставляется. Для его перенесения стороны подписывают документ в свободной форме, в котором фиксируют новые сроки отпуска.

Такое соглашение может быть оформлено в виде заявления работника с визой должностного лица организации или приказом, на котором работник написал слова «согласен», «не возражаю» или аналогичные по смыслу и поставил свою подпись. На основании таких документов в график отпусков вносят изменения.

ПЕРЕНОС И ПРОДЛЕНИЕ ОТПУСКА

В исключительных случаях очередной отпуск можно перенести на следующий рабочий год (ст. 124 Трудового кодекса РФ). К таким случаям относят ситуации, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Тогда отпуск должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание: на следующий год нельзя перенести отпуск работникам, которым еще не исполнилось 18 лет.

По желанию работника в рамках текущего года отпуск тоже можно перенести, а в отдельных случаях фирма должна это сделать. Такие ситуации указаны в статье 124 Трудового кодекса РФ.
Продлить или перенести отпуск необходимо:

- при временной нетрудоспособности работника;

- при исполнении работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовое законодательство предусматривает освобождение его от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами фирмы.

Перенести отпуск на другой срок также необходимо, если работнику своевременно не выплатили сумму отпускных либо работника предупредили о его начале позднее чем за две недели.

Пересчет отпускных при продлении отпуска
При продлении отпуска, например, из-за болезни период отсутствия работника на работе увеличивается. Однако расчетный период для исчисления среднего заработка и количество календарных дней отпуска, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, не меняются, поэтому отпускные пересчитывать не надо. В таком случае работнику оплачивают дополнительно календарные дни болезни.
А вот если отпуск перенесен, то дата его начала изменяется. В том случае, когда отпускные к моменту перенесения отпуска уже были начислены, их придется пересчитать заново.

РАЗДЕЛЕНИЕ ОТПУСКА НА ЧАСТИ

По соглашению сторон допускается разделение отпуска на части. Такое положение может быть включено в трудовой договор работника, коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Однако одна часть отпуска обязательно должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 Трудового кодекса РФ). Продолжительность других частей отпуска законодательством не регулируется.

Иногда оставшееся время отпуска делится на части продолжительностью один-два дня, которые приходятся на субботу и воскресенье. То есть на дни, которые являются для работника выходными. Прямо это не запрещено. Однако по смыслу статьи 106 Трудового кодекса РФ отпуск – это время отдыха, которое должно предоставляться работнику помимо дней еженедельного непрерывного отдыха. Таким образом, предоставление отпуска исключительно в обычные выходные дни не согласуется с положениями статьи 106 Трудового кодекса РФ.
Такие действия фирмы фактически свидетельствуют о замене отпуска денежной компенсацией в случаях, не связанных с увольнением работника. Правила такой замены установлены статьей 126 Трудового кодекса РФ. Однако, если работник не увольняется, компенсировать можно только ту часть очередного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это означает, что заменить деньгами можно часть удлиненного основного отпуска или дни дополнительного, предоставляемого, например, за ненормированный рабочий день.

Случаи запрета замены отпуска деньгами
Положения статьи 126 Трудового кодекса РФ прямо запрещают в период действии трудового договора заменять основной оплачиваемый отпуск и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет.
Кроме того, нельзя компенсировать деньгами дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.
Такие отпуска предоставляются только в натуре.

В отсутствие соглашения сторон о разделении отпуска на части отпуск предоставляется полностью. А вот предоставление отпуска пропорционально отработанному времени трудовым законодательством не предусмотрено. То есть основной и все дополнительные отпуска включаются в график целиком.

Единственное исключение - дополнительный отпуск за работу во вредных условиях. Такой отпуск всегда предоставляют пропорционально отработанному в соответствующих условиях времени.

ОТПУСК НОВИЧКАМ И НЕКОТОРЫМ «СТАРОЖИЛАМ»

Многие работодатели думают, что предоставлять отпуск до истечения шести месяцев работы в данной организации нельзя. Это не так. На основании статьи 122 Трудового кодекса РФ отпуск можно предоставить и раньше. Даты начала отпусков, предоставляемых вновь принятым работникам, включаются в составленный график.

Отпуска работников, которые были приняты давно, но длительное время не работали (например, в связи с отпуском по уходу за ребенком), включаются в график отпусков на общих основаниях. Ежегодные оплачиваемые отпуска им могут быть предоставлены и сразу после выхода на работу. Никаких препятствий к этому нет.

ОПЛАТА ОТПУСКА

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Средний заработок подсчитывается по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее - Положение).

Расчет среднего заработка

Расчетным периодом для оплаты отпуска являются 12 последних календарных месяцев перед месяцем, в котором отпуск начинается. Может случиться, что в расчетном периоде рабочих дней или заработной платы не было либо он весь состоит из времени, исключаемого из расчета. Тогда расчетным периодом будет предшествующий период продолжительностью 12 календарных месяцев (п. 6 Положения).

ПРИМЕР 1

В июле 2009 года работница вышла на работу после окончания отпуска по уходу за ребенком. А уже 20 июля 2009 года она идет в ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетным периодом в этом случае будет отрезок времени с 1 июля 2008 года по 30 июня 2009 года.

Предположим, что отпуск по уходу за ребенком, который был ей предоставлен сразу после отпуска по беременности и родам, начался в мае 2008 года. А вот сам отпуск по беременности и родам начался 20 января 2008 года.

В этой ситуации средний заработок следует определять исходя из суммы ее заработка, начисленного за период с 1 мая 2007 года по 30 апреля 2008 года.

В большинстве случаев расчетный период работники отрабатывают не полностью. Это связано с болезнью, командировками, предыдущими очередными отпусками и т. п.
Тогда необходимо определить количество календарных дней в неполных месяцах. Для этого среднемесячное число календарных дней (29,4) делят на количество календарных дней данного месяца и умножают на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время (п. 10 Положения).

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, определяют исключением неотработанных периодов и периодов, указанных в пункте 5 Положения, из количества календарных дней месяца. Исключаемые периоды также учитываются в календарных днях.

ПРИМЕР 2

Июль 2008 года входит в расчетный период для предоставления отпуска работнику в 2009 году. В этом месяце он болел 10 календарных дней, и поэтому данный месяц считается отработанным не полностью. На отработанное время приходится 21 календарный день (31 - 10).

Тогда количество календарных дней в неполном месяце будет равно 19,92 (29,4 : 31 × 21).

Если вновь принятому работнику отпуск предоставляется до конца месяца, в котором был заключен трудовой договор, то средний заработок определяют исходя из суммы заработка, начисленного в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения).

ПРИМЕР 3

Работник принят на работу 2 апреля 2009 года, а 20 апреля он ушел в отпуск.

Отпускные следует считать исходя из заработной платы, начисленной за период со 2 по 19 апреля 2009 года.

Кроме того, данный месяц будет неполным. Количество календарных дней для расчета отпускных равно 17,64 (29,4 : 30 × 18).

Предположим, что за отработанное время работнику в виде заработной платы было начислено 11 000 руб. Тогда среднедневной заработок для оплаты отпуска составит 623,58 руб. (11 000 руб. : 17,64).

Работнику, который вообще не имеет никаких начислений ни в расчетном периоде, ни в периоде, предшествующем расчетному, ни в месяце ухода в отпуск, среднедневной заработок для оплаты отпуска считают исходя из его тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).

Учет премий

Особые сложности при исчислении среднего заработка для оплаты отпуска вызывает учет премий. Исходя из пункта 15 Положения, правила здесь таковы:

1. Все премии, за исключением годовой, учитываются, если они начислены в расчетном периоде. Премии, начисленные за месяцы расчетного периода, но за пределами расчетного периода, не учитываются.

Годовая премия учитывается, если она начислена за предшествующий времени отпуска год. Дата начисления данной годовой премии значения не имеет. В случае, когда годовая премия начислена уже после того, как отпускные были посчитаны и выплачены, средний заработок придется пересчитать и доплатить работнику.

2. Учитывается то количество ежемесячных, ежеквартальных и других подобных премий, которое соответствует продолжительности расчетного периода. То есть можно учесть 12 ежемесячных премий, 4 квартальные, 2 полугодовые. Учитываются все премии, которые не являются разовыми (например, за выполнение важного задания).

3. Премии учитываются в начисленной сумме, если расчетный период отработан полностью.

4. Если расчетный период отработан не полностью, то премии учитываются целиком, когда они начислены за месяцы расчетного периода и пропорционально отработанному времени. В остальных случаях премии учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (по календарю пятидневной или шестидневной рабочей недели). Данное правило зафиксировано в письмах Минздравсоцразвития России от 5 марта 2008 г. № 535-17 и от 26 июня 2008 г. № 2337-17.

Премии, которые не являются периодическими (разовые), всегда учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Индексация среднего заработка

Индексация среднего заработка по правилам пункта 16 Положения производится, если повышение окладов произошло всем работникам организации, филиала, структурного подразделения. Причем структурные подразделения организации должны быть выделены в штатном расписании.

Не участвуют в индексации те выплаты, которые не зависят от оклада или установлены к окладу в диапазоне значений. Если повышение произошло после расчетного периода до начала отпуска или в период отпуска, то увеличивается только та часть среднего заработка, которая посчитана исходя из оклада и доплат к нему, зависящих от размера оклада.

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ОТПУСКНЫХ

Суммы отпускных учитываются в расходах при налогообложении прибыли согласно пункту 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

По мнению чиновников Минфина России, если часть отпуска приходится на один отчетный период, а вторая часть - на другой, то отпускные следует включать в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждую из частей (см., например, письмо от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/1/212).

Если турфирма применяет «упрощенку», то суммы выплаченных работникам отпускных она включает в расходы на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Причем в расходы их можно включить в том месяце, в котором соответствующие суммы фактически выплачены работникам (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).

ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование на сумму отпускных начисляются по общим правилам. Однако здесь начислять и уплачивать ЕСН и взносы необходимо единовременно в периоде начисления отпускных. Такое мнение, исходя из положений статьи 242 Налогового кодекса РФ, высказано в письме Минфина России от 21 сентября 2007 г. № 03-04-06-02/192.

С отпускных необходимо удержать НДФЛ. Его удерживает организация-работодатель и перечисляет в бюджет не позднее дня фактического получения в банке денежных средств на выплату отпускных или дня перечисления сумм на счета работников (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Причем финансисты считают, что правила подпункта 2 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ о том, что датой получения доходов в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности, к отпускным не применяется. Такое мнение высказано в письме Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49.