Листок нетрудоспособности является основанием для начисления пособий по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам. Об особенностях заполнения и требованиях, предъявляемых к надлежащему оформлению листка нетрудоспособности, подробно рассказано в настоящей статье. 

В существующие порядок и условия реализации конституционных прав граждан на получение пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством много нового внес Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» (далее — Закон № 255-ФЗ):

- поменялся принцип оплаты листков нетрудоспособности;

- понятие непрерывного трудового стажа при определении размера пособия по временной нетрудоспособности уступило место понятию страхового стажа;

- в расчете пособий учитываются календарные, а не рабочие дни;

- застрахованным работникам предоставлено право на получение пособия по временной нетрудоспособности в период работы на условиях внешнего совместительства;

- появились новые нормы в части продолжительности выплаты пособий по уходу за больным членом семьи, в том числе за больным ребенком;

- родителям предоставлено право на получение пособия за весь период карантина ребенка в возрасте до семи лет, посещающего дошкольное учреждение, и др.

Эти изменения большей частью положительны для работников (застрахованных лиц), так как в основном увеличивают суммовой эквивалент пособий, а для юридических, кадровых, бухгалтерских служб организаций-работодателей (страхователей) это дополнительная нагрузка и расширение функциональных обязанностей по назначению пособий и обеспечению их за счет средств обязательного социального страхования работающих граждан. Что самое главное, важно знать и уметь правильно применить новое законодательство и новые нормативные правовые акты, ведь почти каждая новая норма регламентируется дополнительным документом, без которого не может быть назначено, рассчитано и выплачено то или иное пособие. Учитывая, что пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам выплачиваются на основании выданных медицинским учреждением листков нетрудоспособности установленного образца (приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172), следует применять такой нормативный документ, как Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 (далее — Порядок) с учетом изменений, внесенных приказом Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 № 593н (далее — Приказ № 593н).

Бланк листка нетрудоспособности, выданный работнику медицинским учреждением, для специалистов кадровой службы является документом, подтверждающим отсутствие работника по уважительным причинам (на основании листка нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени производится отметка со значением «Б»), а для расчетчиков — финансовым первичным документом, подтверждающим произведенные расходы за счет средств Фонда социального страхования РФ (в известных случаях и за счет работодателя — два первых дня заболевания). Само собой разумеется, что листок нетрудоспособности как финансовый документ должен быть заполнен по всем установленным реквизитам. Обратите внимание, что в соответствии с Приказом № 593н в правом верхнем углу бланка в строке «Код медицинской организации» должен быть указан код по ОКПО (п. 60 Порядка).

В новом документе сохранились частично нормы старой Инструкции о порядке выдачи документов, подтверждающих временную нетрудоспособность, но появились и новые, соответствующие нормам Закона № 255-ФЗ.

Из старой нормы, например, сохранилось требование к печати на листках нетрудоспособности, выданных медицинскими учреждениями работникам, которые трудятся вне места постоянной регистрации. В этом случае листки нетрудоспособности должны иметь круглую печать в разделе «Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства». Треугольными же печатями (хотя сейчас многие учреждения переходят на круглые печати), как обычно, закрываются больничные по окончании нетрудоспособности. Чтобы не запутаться, следует в первую очередь определить, в поликлинике какого региона будет считаться иногородним заболевший сотрудник. Поэтому, если работник прописан и работает в Москве, а к оплате предъявил больничный, выданный поликлиникой Воронежа, то на нем обязательно должна быть круглая печать в соответствующем разделе с подписью руководителя медицинской организации. Если работник постоянно проживает в Туле, а работает в Москве и после отпуска предъявляет к оплате листок нетрудоспособности, выданный одной из тульских поликлиник, то данный раздел обоснованно не будет заполнен, и требовать его заполнения и закрытия круглой печатью не следует.

Если у сотрудника заболевают дети в возрасте от семи до 15 лет, он может получить больничный на любой срок, в зависимости от медицинских показаний (ранее было установлено ограничение, согласно которому единовременно предоставлялся больничный не более чем на 15 календарных дней (п. 36 Порядка)). При этом обратим внимание на то, что оплачены будут, как и раньше, не более 15 календарных дней единовременно и максимум 45 календарных дней в календарном году.

Пример 1

Сотруднику выдан листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком восьми лет со 2 по 18 февраля 2009 года (с учетом медицинских показаний на 17 дней); следующий листок нетрудоспособности — с 20 по 27 февраля 2009 года (на 8 дней). За февраль сотруднику следует начислить пособие за 23 календарных дня, так как по первому больничному оплате подлежат только 15 календарных дней, а по второму — восемь. И до конца года, в случае болезни ребенка, ему могут быть оплачены еще 22 календарных дня. Кроме того, в данном случае каждый листок нетрудоспособности будет иметь разный расчетный период, так как имеется разрыв в один день, а значит, фиксируются два страховых случая.

С учетом приказа Минздравсоцразвития России от 14.03.2007 № 170 «Об организации деятельности врачебной комиссии медицинской организации» уточнена процедура оформления листка нетрудоспособности при участии врачебной комиссии. Теперь продление срока освобождения от работы более чем на 30 дней или оформление листка нетрудоспособности за прошедшее время осуществляется на основании решения врачебной комиссии. При этом в таблице «Освобождение от работы» в графах «Специальность и фамилия врача» и «Подпись врача» указываются специальность и фамилия лечащего врача, а также фамилия председателя врачебной комиссии и ставится их подпись.

Принципиальное уточнение внесено в оформление листка нетрудоспособности и по беременности и родам (п. 72 Порядка). Теперь он заверяется двумя подписями с указанием специальности и фамилии лечащего врача и фамилии председателя врачебной комиссии. Обратим внимание на то, что при оформлении листков нетрудоспособности клиниками психиатрической, наркологической и другой направленности могут быть указаны вместо соответствующих специальностей врачей другие специальности: терапевт, педиатр, семейный врач и т. д. Это сделано для сохранения конфиденциальности сведений о работнике.

В соответствии с Приказом № 593н листок нетрудоспособности может быть заполнен и с применением печатных устройств, а не только чернилами или шариковой ручкой, но обязательно на русском языке.

Как и прежде, в больничном листке допускаются только два исправления, оформленные соответствующим образом. В случае наличия трех и более исправлений он должен быть заменен на новый листок нетрудоспособности. Следует заметить, что во всех случаях, когда необходимо внести в больничный какое-то исправление или дооформить его, сотруднику, на чье имя выписан больничный, следует обращаться не к лечащему врачу, а к заместителю главного врача по экспертизе временной нетрудоспособности.

В Порядке подробно рассказывается, как должен заполнить листок нетрудоспособности медицинский работник, определяется порядок выдачи листка нетрудоспособности при всех случаях заболевания, травмы, при долечивании застрахованного лица, при уходе за больным членом семьи, а также на период отпуска по беременности и родам. Если медицинские работники неправильно заполнили данный документ, ответственность за выплату пособия по нему несет работодатель, вот почему необходимы знания в применении нормативных документов, определяющих порядок оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособий за счет средств обязательного социального страхования.

Последнее время в оплату поступает много поддельных больничных (листков нетрудоспособности неустановленного образца). Их несложно установить:

- при визуальном осмотре на них отсутствуют водяные знаки или нанесены не соответствующие установленному рисунки;

- при ультрафиолетовом цвете изменится цвет специальной защитной сетки, нанесенной на лицевую сторону листка;

- при нанесении воды в месте наименования и номера бланка произойдет размыв краски и др.

Такие признаки должны служить сигналом и кадровикам, и бухгалтерам для приостановки назначения и оплаты пособия по документу. Необходимо с сотрудника, представившего поддельный листок нетрудоспособности, потребовать объяснения и принять в его отношении строгие меры. Если есть сомнения в подлинности документа, не следует производить выплату: лучшим решением в этом случае будет направление запроса в медицинское учреждение, указанное в штампе листка нетрудоспособности, с просьбой подтверждения выдачи представленного листка нетрудоспособности. При этом в запросе следует сообщить серию и номер листка нетрудоспособности, дату его выдачи, период освобождения, а также фамилию, имя, отчество работника. Другим вариантом может быть запрос в исполнительный орган Фонда социального страхования, в котором зарегистрирована организация в качестве страхователя, с просьбой подтверждения выдачи листка нетрудоспособности (с указанием медицинской организации, серии и номера листка нетрудоспособности). Именно исполнительные органы Фонда в регионах ведут учет выданных бланков листков нетрудоспособности по заявкам медицинских учреждений.

Если выплата пособия будет произведена на основании листка нетрудоспособности неустановленного образца, специалисты Фонда социального страхования во время проверки не примут к зачету в счет средств обязательного социального страхования произведенные расходы, а материалы, скорее всего, передадут в правоохранительные органы, которые и сейчас продолжают возбуждать уголовные дела против виновных лиц по статье 159 УК РФ.

Если листок нетрудоспособности подлинный, то табельщик, руководитель подразделения или кадровая служба заполняет оборотную сторону, отвечая на вопросы, написанные в бланке, то есть заполняет верхнюю таблицу, в которой указывает правильное наименование организации (оно должно соответствовать наименованию на лицевой стороне бланка), подразделение (отдел, группа и т. д.), должность работника в соответствии с приказом о принятии на работу и утвержденным штатным расписанием, а также присвоенный табельный номер и срок действия трудового договора; подчеркивается, какова форма работы — постоянная или срочная. В связи с тем, что оплата пособия производится за все календарные дни, включая выходные и праздничные, в этой таблице указывается весь период отсутствия на работе, при этом указанный период сверяется с периодом освобождения, указанным на лицевой стороне листка нетрудоспособности, и с табелем учета рабочего времени. Запись о времени начала работы после нетрудоспособности должна соответствовать дате, указанной на лицевой стороне в строке «Приступить к работе». Данный раздел подписывается ответственными лицами, и указывается дата его заполнения.

Следующая таблица заполняется кадровыми работниками (в их отсутствие — лицами, ответственными за хранение трудовых книжек и других документов, подтверждающих стаж работника). На основании записей в трудовой книжке указывается продолжительность страхового стажа, рассчитанного в соответствии с действующими нормативными документами. Если страховой стаж превышает восемь лет, что дает право на получение пособия в размере 100% от среднего заработка, в соответствующей строке можно сделать запись «более восьми лет». Если страховой стаж до пяти лет или от пяти до восьми лет, а также менее шести месяцев, надлежит указать полностью количество лет, месяцев и дней, что поможет избежать типичной ошибки, а именно неверного подсчета продолжительности страхового стажа. Далее заполняются специальные строки, которые указывают на принадлежность работника к особой категории лиц, которым пособие будет рассчитываться либо с ограничением продолжительности (например, для инвалида со степенью ограничения трудоспособности это могут быть четыре месяца подряд и не более пяти месяцев в календарном году), либо в повышенном размере (100%) независимо от страхового стажа (например, лицам, подвергшимся воздействию радиации). В данном разделе бланка листка нетрудоспособности требуется подпись руководителя кадровой службы организации, на практике это может быть и рядовой работник, кому должностными или функциональными обязанностями вменен данный участок работы, то есть на которого возложена обязанность по заполнению соответствующего раздела листка нетрудоспособности.

Следующую таблицу — «Назначение пособия» — заполняют работники, уполномоченные принимать решение об установлении размера пособия, отказе в пособии, снижении размера пособия, а также указывать, за какое количество календарных дней назначается пособие по уходу за больным членом семьи или больным ребенком. Это очень ответственная работа, которую раньше осуществляли профсоюзные работники, члены комиссий по социальному страхованию или уполномоченные. Руководитель должен решить, кому он может доверить такой ответственный участок работы. Соответствующее решение руководителя рекомендуется оформить приказом.

Практика проведения проверок у страхователей показывает, что именно при неправильном заполнении этой таблицы листка нетрудоспособности возникает переплата пособий по временной нетрудоспособности, особенно в случае оформления пособия по уходу за больным ребенком или в случае неполного страхового стажа.

Приведем пример типичной ошибки, следствием которой, по нашему мнению, является отсутствие в организации лица, ответственного за оформление указанного раздела.

Пример 2

Работник болел десять календарных дней в ноябре 2008 года. В листке нетрудоспособности указан страховой стаж работника — пять месяцев 29 дней. Бухгалтер автоматически рассчитывает пособие в размере 60% от среднего заработка: при средней месячной заработной плате в 15 тысяч рублей пособие составит 3 тысячи рублей (15 000 руб. : 30 дн. х 60% х 10 дн.). Но новое законодательство обязывает выплатить в этом случае пособие исходя из минимального размера оплаты труда за полный календарный месяц, так как у работника страховой стаж меньше шести месяцев. В этом случае расчет будет следующим:

2300 руб. : 30 дн. х 10 дн. = 766,67 руб.,

где 30 дней — календарные дни в ноябре;

10 дней — дни нетрудоспособности;

2300 — установленный МРОТ в 2008 году.

Таким образом, переплата составила 2233,33 руб. (3000 – 766,67).

Таблицы «Сведения о заработной плате» и «Причитается пособие» заполняются специалистами по расчету заработной платы, а в небольших организациях — бухгалтерами. Оговоримся сразу, что данные таблицы обязательны для заполнения, ведь это первичный финансовый документ и, несмотря на то, что в настоящее время вся бухгалтерия ведется в основном на персональном компьютере и используются специальные программы, в частности «1-С:Бухгалтерия», итоговые данные расчета (например, сумма фактического заработка за расчетный период, из которого исчислено пособие, или число календарных дней, учитываемых в расчетном периоде, равно как и другие значения) должны быть зафиксированы в листке нетрудоспособности. Сумму причитающегося пособия с учетом процентного размера к заработной плате следует разбить на два источника: за счет средств ФСС РФ и за счет собственных средств. Такой подход является дополнительным инструментом контроля за правильностью отнесения сумм пособия на разные счета бухгалтерского учета и способом избежать ошибки.