Учет компьютеров: единый комплекс или набор компонентов?

Некоторые организации, приобретая компьютер, учитывают входящие в него компоненты по отдельности. Это во многих случаях позволяет списать расходы на покупку компьютера единовременно. Но не противоречит ли это правилам налогового и бухгалтерского учета?

Журнал опубликован:
журнал "Российский налоговый курьер" № 16 2003
© РНК

Налоговый учет

Персональные компьютеры относятся к технически сложным товарам. Это определено в Перечне технически сложных товаров, в отношении которых требования потребителя об их замене подлежат удовлетворению в случае обнаружения в товарах существенных недостатков. Он утвержден постановлением Правительства РФ от 13.05.97 № 575.

Таким образом, компьютер -- не просто работающие независимо друг от друга процессор, материнская плата, оперативная память, жесткий диск и другие компоненты, а их взаимосвязанная система. Причем использование каждого из них по отдельности в подавляющем большинстве случаев невозможно.

Статьей 256 НК РФ определено, что амортизируемым имуществом в целях исчисления налога на прибыль признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности и используется им для извлечения дохода. Амортизируемым признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 руб. Никаких дополнительных критериев, например, которые приняты в бухучете (об этом подробнее ниже), Кодекс не устанавливает.

В связи с этим при приобретении компьютера возникает вопрос, как его учитывать. Можно ли учесть каждый компонент по отдельности (и тем самым сразу списать в расходы стоимость тех из них, чья цена не превышает 10 000 руб.)? Или же компьютер вместе со всеми его компонентами учитывается в качестве единого объекта основных средств?

Позиция МНС России по этому вопросу такова. Если отдельные компоненты компьютера приобретены вместе с системным блоком, они должны быть учтены как единый объект основных средств. При этом если фирма приобретает различные компоненты по отдельности и самостоятельно собирает компьютер, ситуация не меняется. Собранный таким образом компьютер вводится в эксплуатацию как один объект основных средств. Однако организация может приобрести и учесть в качестве основного средства вначале только компьютер с минимальным набором компонентов, без которых он не может использоваться. К таким элементам относятся системный блок, монитор и клавиатура (устройством ввода вместо клавиатуры может быть и другое устройство, например, сенсорный экран). В этом случае приобретаемые в дальнейшем дополнительные элементы (принтер, сканер и т. д.) могут включаться в стоимость компьютера (ст. 257 НК РФ позволяет изменять первоначальную стоимость основного средства в случае дооборудования) либо учитываться в качестве отдельных объектов основных средств. Все зависит от решения организации, которое она принимает самостоятельно.

Организация может заменить один компонент компьютера на другой. В этом случае необходимо определить, что произошло: ремонт компьютера или его модернизация. Если в результате замены не изменяется назначение компьютера, не повышаются его технические показатели и не появляются другие новые качества -- это ремонт. В таком случае стоимость новой детали как запасной части включается в расходы организации в том периоде, в котором была осуществлена замена. В противном случае имеет место модернизация. Затраты на модернизацию увеличивают первоначальную стоимость компьютера. Примером может служить ситуация, когда организация заменяет монитор с диагональю экрана 15 дюймов на другой монитор с теми же свойствами, -- это ремонт. А вот если вместо этого монитора устанавливается монитор с диагональю 17 дюймов или жидкокристаллический («плоский») монитор, -- это уже модернизация[1].

Имейте в виду, что расходы на покупку компьютера должны быть подтверждены:

-- накладной поставщика;

-- актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме ОС-1.

Кроме того, с 28 июня текущего года при покупке компьютера за наличный расчет необходим еще и кассовый чек. Это связано с вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»[2].

Если компьютер стоит более 10 000 рублей…

Если первоначальная стоимость компьютера превышает 10 000 руб., он является амортизируемым имуществом.

Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Этот срок организация определяет самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества. Руководствоваться нужно положениями статьи 258 НК РФ и Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Электронно-вычислительная техника (включая принтеры) отнесена в третью амортизационную группу (код ОКОФ 14 3020000). Срок ее полезного использования от 3 лет до 5 лет включительно.

В целях главы 25 Кодекса налогоплательщик ежемесячно начисляет амортизацию линейным или нелинейным методом (п. 1 ст. 259 НК РФ). Начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию. Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 259 НК РФ.

Пример 1

В июле 2003 года организация приобрела компьютер. Его комплектация приведена в табл. 1.

Таблица 1. Комплектация компьютера

Компьютер введен в эксплуатацию в июле. В августе организация купила и ввела в эксплуатацию принтер стоимостью 12 648 руб. (в том числе НДС -- 2108 руб.). Организация решила учитывать его как самостоятельный объект основных средств.

Специалистами IT-отдела и бухгалтерии установлен срок полезного использования для целей налогового учета: для компьютера -- 40 месяцев, для принтера -- 54. Для приобретенных основных средств используется линейный метод начисления амортизации. Организация учитывает доходы и расходы методом начисления.

Первоначальная стоимость компьютера является результатом суммирования стоимости всех его компонентов (без учета НДС) и составляет 27 355 руб. Первоначальная стоимость принтера -- 10 540 руб. (12 648 руб. - 2108 руб.) Компьютер и принтер признаются амортизируемым имуществом. Месячная норма амортизации составляет:

-- по компьютеру – 2,5% [(1 : 40 мес.) х 100%];

-- по принтеру – 1,852% [(1 : 54 мес.) х 100%].

Ежемесячно начиная с августа организация должна начислять амортизацию по компьютеру в размере 683,88 руб. (27 355 руб. х 2,5%), а начиная с сентября -- по принтеру в размере 195,20 руб. (10 540 руб. х 1,852%).

Суммы амортизационных отчислений уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Если компьютер стоит менее 10 000 рублей...

Компьютер, первоначальная стоимость которого не превышает 10 000 руб., не признается амортизируемым имуществом. Затраты на его приобретение включаются в состав материальных расходов в полной сумме при вводе в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Такие расходы относятся к косвенным и в полном объеме уменьшают налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода (пункты 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Оборудование для локальной сети

Часто для эффективной работы сотрудников и рационального использования компьютерного оборудования создается локальная сеть. Она может объединять от двух до нескольких сотен компьютеров.

Локальная сеть позволяет сократить затраты организации на приобретение таких устройств, как принтер. При наличии сети достаточно одного принтера на целую группу рабочих мест.

Для создания локальной сети, как правило, прокладывается специализированная кабельная система. Одни фирмы осуществляют прокладку силами специалистов своего IT-отдела, другие привлекают сторонние компании. Кроме того, организации потребуется приобрести разнообразное дополнительное оборудование для сети: сервер, источник бесперебойного питания и т. п.

Все оборудование, необходимое для создания сети, вместе с расходами по ее прокладке и наладке, учитывается в налоговом учете как единый объект основных средств.

Пример 2

В июле 2003 года организация приобрела оборудование для создания локальной сети с выделенным сервером для коммерческого отдела (табл. 2).

Таблица 2. Оборудование для создания локальной сети

Для прокладки сети организация заключила договор со специализированной фирмой на проведение монтажных работ общей стоимостью 38 400 руб. (в том числе НДС -- 6400 руб.). В данном случае в налоговом учете первоначальная стоимость локальной сети составляет 163 000 руб. (131 000 руб. + 38 400 руб. - 6400 руб.).

Налог на добавленную стоимость

Суммы НДС, уплаченные при приобретении компьютера и дополнительного оборудования к нему, принимаются к вычету. Вычет производится после оплаты в полном объеме и принятия данных технических средств на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ). Под принятием на учет понимается отражение стоимости компьютера и оборудования к нему на счете 01 «Основные средства» либо на счетах учета затрат, если приобретенное оборудование рассматривается как запасная часть.

Электронно-вычислительные машины, для сдачи в эксплуатацию которых нужно выполнить электромонтажные и пусконаладочные работы, относятся к оборудованию, требующему монтажа. Об этом говорится в пункте 4.6.1 Инструкции по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утвержденной постановлением Госкомстата России от 03.10.96 № 123. Примером может служить оборудование для локальной сети. Суммы НДС по этому оборудованию и работам по монтажу сети подлежат вычету с 1-го числа месяца, следующего за месяцем введения сети в эксплуатацию. Это следует из пункта 5 статьи 172 и пункта 2 статьи 259 НК РФ.

Если компьютерную технику приобретает организация, освобожденная от исчисления и уплаты НДС по статье 145 НК РФ либо не являющаяся плательщиком этого налога, сумма НДС учитывается в стоимости этой техники. Об этом гласит пункт 2 статьи 170 Кодекса.

Бухгалтерский учет

Компьютер, приобретенный организацией для производственной или управленческой деятельности, удовлетворяет условиям, приведенным в пункте 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н. Следовательно, он принимается к учету в качестве объекта основных средств.

Обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы, должен учитываться как единый инвентарный объект основных средств. Такой порядок установлен пунктом 6 ПБУ 6/01 и пунктом 6 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 20.07.98 № 33н.

Работа на компьютере невозможна без таких базовых компонентов, как процессор, материнская плата, оперативная память, жесткий диск и др. Поэтому для целей бухгалтерского учета они признаются в качестве единого обособленного комплекса конструктивно сочлененных предметов.

Что же касается учета дополнительного оборудования (принтеры, модемы и пр.), то нужно иметь в виду следующее. При наличии у одного объекта нескольких частей с разным сроком полезного использования каждая часть должна учитываться как самостоятельный инвентарный объект (п. 6 ПБУ 6/01). Следовательно, устройства, имеющие отличный от самого компьютера срок службы, должны учитываться как самостоятельные инвентарные объекты.

В бухгалтерском учете основные средства стоимостью не более 10 000 руб., так же как и в налоговом, могут сразу включаться в состав затрат на производство. Однако в бухгалтерском учете лимит стоимости списываемых объектов основных средств устанавливается самой организацией и может быть как больше, так и меньше 10 000 руб. Выбранный лимит необходимо закрепить в учетной политике для целей бухучета.

Пункт 18 ПБУ 6/01 разрешает списывать объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. А каким будет другой корреспондирующий счет?

Нормативные документы по бухучету не дают ответа на этот вопрос. Письмом Минфина России от 18.10.2002 № 16-00-14/403 рекомендовано данную операцию отражать по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и кредиту счета 01. Однако этот документ имеет статус официальной переписки и является разъяснением на частный запрос.

Возможен другой вариант учета -- с использованием субсчета «Выбытие основных средств», открываемого к счету 01. На этом субсчете списанный единовременно компьютер будет числиться по нулевой остаточной стоимости:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02

-- начислена 100-процентная амортизация компьютера после ввода его в эксплуатацию;

ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01 субсчет «Основные средства, приобретенные за плату»

-- списана первоначальная стоимость компьютера.

При снятии компьютера с учета, например при его выбытии из состава основных средств в связи со списанием, делается проводка:

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»

-- списана начисленная амортизация.

Такой вариант более предпочтителен с точки зрения обеспечения сохранности компьютеров стоимостью до 10 000 руб., находящихся в эксплуатации. Выбранный вариант учета организация должна закрепить в приказе об учетной политике для целей бухучета.

[1] Возможна ситуация, когда в результате дооборудования или модернизации первоначальная стоимость компьютера, при вводе его в эксплуатацию не превышавшая 10 000 руб., превысит этот предел. Подробнее об этом читайте в статье «Модернизация «дешевых» основных средств: как учесть расходы» // РНК, 2003, № 12. -- Примеч. ред.

[2] Подробнее об этом законе читайте в статье «Новые правила наличных расчетов с организациями» // РНК, 2003, № 14. -- Примеч. ред.