Растянем отпуск на два месяца

С. Рыжова, консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, группа компаний «Градиент Альфа»

Летом все сотрудники идут в отпуск. Их мечты об отдыхе для бухгалтера обретают совершенно материальную форму в виде проблем с расчетом выплат. Чтобы вам не забивать лишний раз голову еще и этими вопросами, мы предлагаем готовые рецепты. Воспользуйтесь ими, и у вас останется время, чтобы помечтать и о своем отдыхе.

Разложите все по полочкам

При начислении отпускных за отпуск в одном периоде всю сумму относят на затраты именно этого периода. В случае когда работник ушел в одном месяце, а вернулся в другом, выплаты нужно разбить на две части. Одну, которая относится к текущему периоду, включают в затраты данного месяца. Другую, как расходы будущих периодов (п. 18 ПБУ 10/99), учитывают в следующем.

Расходы на оплату труда и отпуска в бухгалтерском учете фирмы проходят по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами затрат на производство (20, 23, 25, 26, 44 и т. д.). Суммы отпускных за дни отдыха, приходящиеся на следующий за текущим месяц, отражают по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» в корреспонденции с кредитом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В следующем периоде расходы, учтенные на счете 97, списывают в дебет счетов учета затрат.

В налоговом учете деньги, выплачиваемые за отдых, считают расходами на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК). Это касается всех видов отпусков, которые положены работникам по действующему законодательству. Выплаты за дополнительное время отдыха, которое фирма может предоставить работникам по собственной инициативе, расходами не признают, и базу по налогу они не уменьшают (п. 24 ст. 270 НК).

Обратите внимание, что порядок включения отпускных в состав затрат зависит от того, какой способ признания доходов и расходов компания применяет. При методе начисления их принимают в том месяце, за который они начислены. В пункте 1 ста-тьи 272 Налогового кодекса прописано, что расходы признают в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от даты их фактической оплаты. В пункте 4 той же статьи уточнено, как учитывать оплату труда. Связанные с ней затраты признают ежемесячно. То есть в случае с переходящим отпуском расходы необходимо разбивать так же, как и в бухучете.

Такой же позиции придерживается Минфин. В письме от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315 указано, что при методе начисления отпускные за ежегодный оплачиваемый отпуск нужно включать в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый отчетный период. При кассовом методе эти суммы идут в затраты того месяца, когда их фактически выплачивают работнику. Это следует из подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса. То есть деньги за отдых не распределяют и берут в расходы после выдачи работнику.

У налогов отпусков нет

На суммы отпускных начисляют, во-первых, НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 и ст. 226 НК), во-вторых – ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), в-третьих – взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). И наконец, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Налог на доходы физических лиц нужно рассчитать в том месяце, в котором отпускные начислены. А удержать и перечислить в бюджет тогда, когда они выплачены работнику.

С ЕСН, взносами на обязательное пенсионное и социальное страхование от несчастных случаев ситуация немного другая. Эти суммы рассчитывают по факту начисления отпускных. В бухгалтерском учете единый социальный налог отражают на тех же счетах, что и сами выплаты за отпуск. Следовательно, часть налога, приходящуюся на текущий месяц, можно сразу отнести на затраты. Ту сумму, которая рассчитана на следующий период, принимают в дебет счета 97.

В налоговом учете фирма может уменьшить налог на прибыль за счет ЕСН и взносов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК). При методе начисления расходы в виде налогов и сборов признают на день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК). Компании, которые работают по кассовому методу, включают эти суммы в базу по налогу на прибыль после их фактической уплаты (подп. 3 п. 3 ст. 273 НК).

Пример

Сотруднику ООО «Тренд» в соответствии с графиком на 2006 год предоставлен отпуск с 15 марта по 11 апреля на 28 календарных дней. Количество дней отпуска в марте – 17, в апреле – 11. Оклад сотрудника составляет 10 000 руб. в месяц. Расчетный период, в который вошли декабрь 2005 года, январь и февраль 2006-го отработан полностью. ООО «Тренд» уплачивает ЕСН по ставке 26 процентов. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний фирма перечисляет по ставке 0,2 процента. При расчете налога на прибыль организация применяет метод начисления.

Сначала рассчитаем суммы отпускных за март и апрель 2006 года. Для этого нужен общий размер начисленной заработной платы за расчетный период. Он будет равен 30 000 руб. (10 000 + 10 000 + 10 000). Затем узнаем сумму среднего дневного заработка. В нашем примере расчетный период отработан полностью, поэтому средний дневной заработок найдем путем деления суммы начисленной заработной платы за расчетный период на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6). Он составит 337,84 руб. (30 000 руб. / 3 : 29,6). Итак, общая сумма отпускных – 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дн.), из них 5743,28 руб. (337,84 руб. x 17 дн.) – за март и 3716,24 руб. (337,84 руб. x 11 дн.) – за апрель.

Отразим в бухгалтерском учете суммы начисленных отпускных и налогов за март 2006 года:

Дебет 20 Кредит 70

– 5743,28 руб. – начислены отпускные за март;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 747 руб. (5743,28 руб. x 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

– 11,49 руб. (5743,28 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 166,56 руб. (5743,28 руб. x 2,9%) – начислен ЕСН в части, зачисляемой в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 69-2-1

– 1148,66 руб. (5743,28 руб. x 20%) – начислен ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет;

Дебет 69-2-1 Кредит 69-2-2

– 574,33 руб. (5743,28 руб. x 10%) – страховые взносы на ОПС (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 69-2-1 Кредит 69-2-3

– 229,73 руб. (5743,28 руб. x 4%) – взносы на ОПС (накопительная часть пенсии);

Дебет 20 Кредит 69-3-1

– 63,18 руб. (5743,28 руб. x 1,1%) – начислен ЕСН (ФФОМС);

Дебет 20 Кредит 69-3-2

– 114,87 руб. (5743,28 руб. x 2%) – начислен ЕСН (ТФОМС).

Для того чтобы отразить в бухгалтерском учете отпускные и налоги за апрель 2006 года, необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 97 Кредит 70

– 3716,24 руб. – начислены отпускные за апрель;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 483 руб. (3716,24 руб. x 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 97 Кредит 69 субсчет «Расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

– 7,43 руб. (3716,24 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 97 Кредит 69-1

– 107,77 руб. (3716,24 руб. x 2,9%) – начислен ЕСН в части, зачисляемой в Фонд социального страхования;

Дебет 97 Кредит 69-2-1

– 743,25 руб. (3716,24 руб. x 20%) – начислен ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет;

Дебет 97 Кредит 69-2-2

– 371,62 руб. (3716,24 руб. x 10%) – начислены страховые взносы на ОПС (страховая часть трудовой пенсии);

Дебет 97 Кредит 69-2-3

– 148,65 руб. (3716,24 руб. x 4%) – взносы на ОПС (накопительная часть пенсии);

Дебет 97 Кредит 69-3-1

– 40,88 руб. (3716,24 руб. x 1,1%) – начислен ЕСН (ФФОМС);

Дебет 97 Кредит 69-3-2

– 74,32 руб. (3716,24 руб. x 2%) – начислен ЕСН (ТФОМС);

Дебет 70 Кредит 50-1

– 8229,52 руб. ((5743,28 – 747) + (3716,24 – 483)) – выплачены из кассы отпускные за март и апрель за вычетом НДФЛ.

В апреле в бухгалтерском учете нужно сделать запись:

Дебет 20 Кредит 97

– 4689,89 руб. (3716,24 + 7,43 + 107,77 + 743,25 + 40,88 + 74,32) – отнесены на себестоимость начисленная за апрель сумма отпускных и суммы рассчитаных с нее ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов в ФСС, отнесенные в марте на расходы будущих периодов.

Сложим расходы

В нашем примере фирма при расчете налога на прибыль применяет метод начисления. Такие компании признают расходы в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. Датой осуществления прочих расходов (налогов, сборов и иных обязательных платежей) признают дату их начисления. Таким образом, затраты фирмы в марте 2006 года бухгалтер должен увеличить на 8221,69 рубля (5743,28 (отпускные за март) + 567,58 (ЕСН в части, зачисляемой в федеральный бюджет, за вычетом суммы страховых взносов, уплаченных в ПФР) + 274,33 (ЕСН в ФСС) + 104,06 (ЕСН в ФФОМС) + 189,19 (ЕСН в ТФОМС) + 945,95 (взносы на ОПС на страховую часть пенсии) + 378,38 (взносы на накопительную пенсию) + 18,92 (взнос от несчастных случаев)). В расходы марта также войдет заработная плата за период с 1 по 14 марта с суммой начисленных на нее налогов.

Расходы в апреле увеличатся на сумму отпускных за апрель в размере 3716,24 рубля и начисленную заработную плату после выхода из отпуска. А также на рассчитанные с нее налоги.