Перерасход подотчетных сумм

Т.М. Гронь, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Источник: журнал «Бюджетный учет»

При переходе на новые правила учета многие бухгалтеры ломают голову над перерасходом подотчетных сумм. Если авансовый отчет был учтен по предпринимательской деятельности — проблемы гарантированы и при налоговой проверке.

Учетный парадокс

На всех семинарах и конференциях бухгалтерам настоятельно советовали к концу 2004 года завершить расчеты с подотчетными лицами. Это был единственный способ избавиться от инвентаризации не завершенных на 1 января 2005 года расчетов.

Кроме инвентаризации для правильного переноса остатков подотчетных сумм на счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

Анализ дебетовых остатков по расчетам с подотчетниками трудоемок, но его методика вполне понятна. Чаще всего бухгалтеров интересует другой вопрос: как отражать перерасход сумм по авансовым отчетам и, соответственно, на какой субсчет нового Плана счетов относить входящее кредитовое сальдо по субсчету 160 «Расчеты с подотчетными лицами».

На первый взгляд, все просто. Подобную проблему, только с дебетовым сальдо на 1 января 2005 года по излишне выплаченной зарплате и авансам по зарплате, вполне успешно решили участники форума на интернет-сайте www.grossnet.ru. Они пришли к выводу, что переплату и авансовые выплаты необходимо отразить со знаком «–» как кредитовое начальное сальдо по счету 0 302 01 000 «Расчеты по оплате труда» (поскольку счет — пассивный).

Однако перерасход по авансам на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» можно отразить лишь в том случае, если в авансовом отчете сотрудника фигурирует хоть один рубль, выданный из кассы учреждения. Логичнее всего перевести остатки на кредит счета 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», хотя и очень невыгодно с точки зрения налогообложения.

Как это ни парадоксально, но если сумма перерасхода будет списана за счет бюджетной деятельности, может возникнуть необходимость начислить НДФЛ, если за счет коммерческой — к нему прибавляются еще НДС и налог на прибыль.

Рассмотрим подробнее, почему так происходит и почему большинство бухгалтеров допускают ошибки.

На ветке «Служебные разъезды» форума по бюджетному учету (сайт www.klerk.ru) запечатлен диалог, характерный для бухгалтеров бюджетных учреждений. Забегая вперед, скажу, что словосочетание «служебные разъезды» можно заменить любым другим, подходящим для обозначения подотчетных сумм. Диалог приведен с сокращениями.

Ирина Владимировна, заведующая отделом сводной бухгалтерской отчетности из города Истры Московской области, спросила коллег:

— Подскажите, как оформить возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, так как наличку надо заказывать в казначействе за три дня.

И.Ю. Марченко из Ставрополя ответил на этот вопрос так:

— Люди тратят личные деньги, оформляют авансовые отчеты, по которым им эти суммы возмещают.

Такой вариант развития событий поддержали практически все участники форума:

— Если нужно срочно ехать, а в кассе нет денег, тогда, конечно, за свой счет, потом авансовый, и уже потом казначейство и касса. Если в кассе есть и бюджетные и внебюджетные деньги, то надо решить, за счет каких расходов поедет человек. Можно дорогу оплатить за счет бюджета (если заложено в лимитах), а проживание и суточные — за счет внебюджета. Вариантов море!

Ирина Владимировна засомневалась в правильности подобных советов:

— Не будет ли придираться налоговая к тому, что деньги под отчет не брались?

Инспекторы могут рассматривать такие ситуации как куплю-продажу товаров (услуг) у физического лица и доначислить подоходный налог.

К сожалению, участников форума рассмешили страхи Ирины Владимировны. И совершенно напрасно.

Компенсация расходов сотрудника, потратившего свои личные деньги на нужды учреждения, законодательно не запрещена. Однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника — подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед учреждением. Фактически он его кредитует. В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить сотрудника либо заимодавцем (если документы оформлены на учреждение), либо продавцом (если документы оформлены на него).

В первом случае страдает учреждение. Налоговые инспекторы доначислят ему внереализационный доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.

Если в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их учреждению. Вам придется начислить ему налог на доходы. Кроме того, учреждение оштрафуют за то, что оно не подало сведения по налогу на доходы работника-продавца. Контролеры не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.

Избежать проблем с налоговой можно, издав приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками. В нем нужно указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения.

Поскольку подотчетные отношения законодательно почти не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики.

Приведу дословную цитату из пункта 157 «Счет 0 208 00 000 Расчеты с подотчетными лицами» Инструкции № 70н: «На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам». А если сотрудник потратил собственные деньги, то, как вы понимаете, ни о каком авансе речь идти не может.

Поэтому проводить наличную оплату можно только через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете (хотя бы рубль). В их авансовом отчете вы, на вполне законных основаниях, можете указать перерасход.

В противном случае вам придется искать счет, подходящий для учета ваших взаимоотношений с сотрудником, в разделе 3 «Обязательства» Инструкции № 70н. Скорее всего, это будет один из аналитических счетов к счету 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Чтобы избежать ненужных сложностей, в том числе связанных с заявками на получение наличности, постарайтесь за все что только можно платить по безналу, вплоть до билетов, если курирующее вас казначейство пропускает предоплату. Многие бюджетные учреждения стараются оплачивать по безналу почти все хозяйственные расходы вплоть до мелочей.

Кстати, если наладить нормальные отношения с поставщиками, то они вполне спокойно будут отпускать вам необходимые товары и материалы по доверенности. А потом уже, при наличии всего пакета документов, вы перечислите им требуемую сумму.

Авансовый отчет не нужен

Мало кто знает об особом праве руководителей избавлять подотчетников от необходимости подтверждать свои расходы. Закреплена эта возможность в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Это – основной документ, регламентирующий командировки на сегодняшний день.

В пункте 17 этой Инструкции сказано: «Руководителям объединений, предприятий, учреждений и организаций предоставляется право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов…».

Это правило очень удобно, если сотрудники постоянно ездят в командировку в одно и то же место. Один раз вы составляете расчет необходимых сумм и храните его как образец. Когда очередному сотруднику понадобятся деньги по этому расчету – снимаете копию, подписываете у руководителя.

Командированный сотрудник также должен поставить свою подпись на расчете в знак согласия с ним, а после возвращения – сдать в бухгалтерию только командировочное удостоверение. Если командировка будет продлена, то по возвращении нужно составить еще один расчет, авансовый отчет оформлять не нужно.