Блудная декларация

Отправить баланс и декларации по почте гораздо легче, чем стоять с ними в километровой очереди к налоговому инспектору. Но и этот способ сдачи отчетности дает сбои. В один прекрасный день нераспечатанный конверт с декларацией, который вы отправили месяц-другой назад, может вернуться.

Светлана МАТВЕЕВА

Не ждали, не гадали

Главный бухгалтер московской фирмы «Фортуна-М» Лилия Баринова отправила отчетность за I квартал, как обычно, по почте. Каково же было ее удивление, когда в начале июня она получила извещение о возврате ценного письма.

«Что же делать? – задумалась бухгалтер. – Может быть, вообще не идти за ним на почту, как будто я не в курсе, что письмо не дошло до адресата? Если заберу и отправлю письмо снова, как потом доказывать, что первый раз фирма сдала все в срок? Конечно, можно попробовать позвонить в налоговую и узнать, в чем дело. Только вот светиться лишний раз не хочется: вдруг оштрафуют».

В похожей ситуации оказался Максим Прямиков, главбух из Санкт-Петербурга. «В начале марта сдали декларацию по ЕСН за 2003 год, – рассказывает он. – Через месяц декларация вернулась вместе с уведомлением от налоговиков. В нем было сказано, что нужно повторно сдать отчет по причине неправильного его оформления. Мы, видите ли, прочерки в пустых строчках не поставили!»

Другие причины, по которым ваша декларация может «заблудиться», – ошибка в адресе инспекции, который вы указали на конверте, или ее неожиданный переезд. В последнем случае вы получите свой конверт со штампом «Адресат выбыл». Уже перестала быть редкостью и ситуация, когда налоговики просто не приходят на почту за ценными письмами.

Почтовые лабиринты

Если налоговики обнаружат, что фирма затянула со сдачей отчетности больше, чем на две недели, они могут заблокировать ее расчетный счет (п. 2 ст. 76 НК). Более того, за не вовремя сданную отчетность фирму могут оштрафовать по статье 119 Налогового кодекса.

Поэтому сделать все, чтобы декларация попала в инспекцию, в ваших интересах. Получив извещение о возврате письма, не нужно его игнорировать. Отправляйтесь на почту и заберите письмо.

Но не забудьте позаботиться о письменных доказательствах того, что срок сдачи декларации пропущен не по вашей вине. Тогда у инспекторов, пожелавших взыскать с вашей фирмы штраф, ничего не выйдет.

На конверте должны быть почтовые отметки обо всех «остановочных пунктах», где побывала ваша декларация во время путешествия. По этим отметкам можно понять, почему письмо вернулось: «завернули» его сами налоговики или дело в ошибочном адресе. А если окажется, что виновата почта, то потребуйте в почтовом отделении письменные объяснения того, почему корреспонденция не дошла до адресата.

Следующая ваша задача – написать налоговикам сопроводительное письмо. В нем нужно объяснить, по какой причине вы сдаете декларацию позже законного срока. Возможными вариантами могут быть: ошибочно указанный адрес, переезд инспекции, налоговики сами не забрали дожидавшееся их на почте ценное письмо или забрали, распечатали, посмотрели декларацию и отправили ее обратно с требованием внести в нее изменения.

Сопроводительное письмо распечатайте в двух экземплярах и, прихватив декларации, отправляйтесь в канцелярию налоговой инспекции. Один экземпляр письма вместе с декларацией, копиями конверта с отметками и почтовой квитанции отдайте в канцелярию, второй – с отметкой налоговиков – оставьте себе.

Есть и другой вариант: снова воспользоваться услугами почты, отправив по ней все документы. Это проще, но есть риск, что, получив их, налоговики не станут разбираться и вникать в подробности, а сразу начислят фирме штраф. К тому же, пока письмо будет в пути, они могут приостановить операции по счету и тем самым парализовать работу фирмы.

Кто-то предпочитает все проблемы с налоговой решать через знакомства. С письмом под мышкой и продуктовым набором в руках они отправляются прямиком к инспектору и по-дружески все ему объясняют. Так и так, проблема с почтой, примите, пожалуйста, декларацию задним числом. Это достаточно действенный вариант: «дружественный» инспектор вряд ли откажет.

Незаконное требование

Письмо могут вернуть сами налоговики вместе с требованием что-то переделать. То форма старая, то заполнили неправильно. Подобные действия контролеров незаконны.

«Налоговики не могут отказать фирме в приеме декларации, – уверен исполнительный директор аудиторской фирмы ”Академия аудита” Александр Елин. – Это им запрещает пункт 2 статьи 80 Налогового кодекса.

Более того, контролеры даже не смогут наказать фирму за неправильно заполненную декларацию. Ведь на сегодняшний день ответственности за нарушение правил заполнения отчетности Налоговый кодекс не предусматривает».

Если вы решили пойти на принцип и до последнего отстаивать свои права, напишите жалобу начальнику инспекции. Обычно после этого налоговики перестают заниматься самодеятельностью. В некоторых случаях, когда исправить декларацию не составляет труда и нет желания ссориться с инспектором по пустякам, есть смысл внести нужную правку и сдать декларацию лично.

Не идите на поводу

В некоторых инспекциях налоговики рекомендуют фирмам отправлять декларации заказными, а не ценными письмами. «Недавно, так и не добравшись до налоговой, ко мне вернулось ценное письмо, – рассказывает главный бухгалтер из Воронежа Ирина Ситниченко. – Когда я позвонила в инспекцию, мне сказали, что перестали ходить на почту за ценной корреспонденцией. И попросили впредь присылать им отчеты заказным письмом. Что я и сделала, вместе с декларацией вложив в конверт копии почтовой квитанции об отправке первого (ценного) письма и описи к нему».

Такие просьбы налоговиков можно смело игнорировать. Дело в том, что отчеты нужно отправлять письмом с описью вложения (п. 2 ст. 80 НК). А опись почтовые служащие заверяют только для ценных писем и лишь в редких случаях – для заказных. Отправив письмо без описи, вы рискуете: если налоговики потеряют отчет, у вас не останется доказательств того, что именно было в конверте в момент отправления.

Чтобы как-то исправить эту ситуацию, бухгалтеры иногда вкладывают в конверты письма-описи с подписью директора фирмы и ее печатью. Однако на практике этот документ не защитит фирму от налоговиков. Ведь служащие почты вряд ли поставят на нем свой штамп.

Предположим, вы все-таки отправили декларацию с незаверенной описью. Тогда в случае утери письма постарайтесь сделать упор на почтовую квитанцию.

Именно так поступила бухгалтер московской фирмы Олеся Туманова: «Я отправила баланс за I квартал с описью, на которой не было отметки почты. Когда сроки сдачи отчетности прошли, позвонили из налоговой с вопросом: ”Где отчет?” Я все объяснила, а налоговики ответили, что ничего не получали. Тогда я им сказала: ”У меня есть квитанция. Какое письмо, соответствующее ей, вы получили?” Растерявшись от такой наглости, контролеры признались, что отчеты утеряны, и попросили (!) принести копии».

Ничего страшного

Сдавать отчеты по почте становится все более популярным. Такой вывод можно сделать из опроса, недавно проведенного на форуме сайта www.klerk.ru. В нем приняли участие 316 человек. Причем больше половины опрошенных сообщили, что отправляют декларации исключительно почтой. И «заблудившееся» письмо – еще не повод отказываться от этого способа представления деклараций.