Бухгалтерские проблемы автоматизации фирмы

В настоящее время каждая фирма применяет компьютерные программы. Однако споры о порядке их отражения в бухгалтерском и налоговом учетах компаний – владельцев имущества, используемого в собственной хозяйственной деятельности, продолжаются. Минфин в письме от 31 октября 2006 г. № 03-11-04/2/229 дал некоторые разъяснения.

Аренда и купля-продажа

В настоящее время в большинстве договоров, на основании которых фирмы становятся владельцами программ или баз данных, указано, что их экземпляр приобретен в пользование. Факт приема-передачи программы подтверждают товарной накладной по форме ТОРГ-12, которая, в соответствии с указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132, должна применяться для оформления продажи материалов сторонней организации. Кроме того, в отдельных договорах сказано, что владельцы могут применять это имущество бессрочно. Приобретение программы и в этих случаях также подтверждается накладной. При этом стоимость ее пользования в отсутствие срока указывается.

Следовательно, оформление документов на владение информационным продуктом противоречиво. Такие сделки правомерно квалифицировать как имущественный найм (ст. 606 ГК). В законе от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 сказано, что распространение базы данных – это не что иное, как предоставление доступа к программе сетевыми и иными способами, а также путем продажи, сдачи внаем. Согласно статье 610 Гражданского кодекса, не указывать срок в договоре правомерно.

Стоимость прав пользования информационным продуктом, оформленных в вышеуказанном порядке, отражается в бухгалтерском учете всех организаций на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывается в течение срока, установленного руководителем компании. При этом следует обратить внимание, что статья 610 Гражданского кодекса не позволяет в одностороннем порядке определять срок аренды. В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от сотрудничества, предупредив об этом контрагента за один месяц.

Фактически цену за право пользования, указанную в соглашении, невозможно квалифицировать иначе как предоплата. А документом, подтверждающим факт пользования имуществом, должен быть акт, составленный по форме, соответствующей требованиям статьи 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, а не накладной. В нем должна быть выделена отдельной строкой сумма НДС (п.4 ст. 168 НК). Соответственно, при фактическом перечислении денег сумму платежей нужно учесть в бухгалтерском учете как «Авансы выданные» на отдельном субсчете счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Экземпляр программы должен быть отражен на забалансовом счете как имущество, не принадлежащее фирме. При этом возникают следующие последствия:

• принятие к вычету суммы НДС с выданных авансов;
  
• уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму выданных авансов.

Судя по практике, большинство арендодателей, оформляющих в вышеуказанном порядке договоры, учитывают стоимость программы на счете 43 «Готовая продукция» или на счете 41 «Товары». В случае продажи информационного продукта посредником – на забалансовом счете. Но только не как основные средства, переданные в аренду. То есть, таким образом, оформляется не передача программ в наем, а продажа их во владение. Соответственно, у арендодателей доходы от продажи и НДС должны быть отражены на момент перехода права собственности на базы данных. Это время соответствует дате в товарной накладной (ст. 223 ГК). Почему они так «подставляют» своих контрагентов, неясно – возможно, таким образом правообладатели защищаются от изготовления и использования контрафактных экземпляров компьютерных программ. Стоимость рисков при таком оформлении договоров у пользователей возникает немалая.

Во избежание споров с инспекцией рекомендуем правильно оформить контракт. Если база данных куплена на условиях договора найма, то порядок оформления и существенные условия следует производить в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соглашениям по аренде (гл. 34 ГК). В налоговом учете затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем, включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (п. 26 ст. 264 НК). К ним также относят денежные средства на покупку исключительных прав на информационные продукты стоимостью менее 10 000 рублей и их обновление. Однако следует обратить внимание, что если программы для ЭВМ используются при разработке НИОКР, при освоении природных ресурсов, то их включают в состав рас-ходов, связанных с соответствующей деятельностью (ст. 261, 262 НК).

Если такое имущество приобретено в собственность по договору купли-продажи, то оформлять сделку следует на основании главы 30 Гражданского кодекса и закона от 9 июля 1993 г. № 5351-1. При этом нужно обратить внимание на то, что перепродажа права собственности на экземпляр программы после первой реализации допускается без согласия правообладателя и выплаты ему дополнительного воз-награждения (ст. 16 закона от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Предметом сделки в данном случае являются не имущественные права, а конкретная вещь – экземпляр программы для ЭВМ, по своей экономической сущности который является средством труда.

База данных как основное средство

Имущество, приобретенное по договору купли-продажи, является собственностью фирмы. Его следует учитывать на ее балансе. Информационный продукт относится к нематериальным основным фондам (Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утвержденный постановлением Госстандарта от 26 декабря 1994 г. № 359). Программы для ЭВМ, несмотря на то что они нематериальны, являются имуществом, а не расходами (ПБУ 10/99). Это подтверждает еще и то, что их можно распространять в форме сдачи в аренду, предоставления взаймы. Так как предметом найма может быть только имущество (ст. 606 ГК), а займа – деньги и другие вещи, определенные родовыми признаками (ст. 807 ГК).

В соответствии с пунктом 4 ПБУ 61, актив принимается к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если:

1. объект используется в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для предоставления за плату во временное пользование;
   
2. имущество эксплуатируют свыше 12 месяцев или в течение обычного операционного цикла, если он превышает один год;
   
3. организация не предполагает последующую перепродажу данного актива;
   
4. объект способен приносить предприятию доход в будущем.

Экземпляр программы, приобретенный по договору купли-продажи и используемый для собственных нужд на протяжении 12 месяцев, приносящий экономические выгоды, должен быть учтен на счете 01 «Основные средства». Если стоимость 1 экземпляра базы данных – не более 20 000 рублей, то это имущество может отражаться в составе материально-производственных запасов (п.5 ПБУ 6/01). В случае несоблюдения условий, предусмотренных пунктом 4 ПБУ 61, экземпляр программы должен отражаться на счете 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

От того, на каком счете отражена программа, зависит объект обложения налогом на имущество. Его начисляют на движимые и недвижимые активы предприятия, включая также объекты, переданные во временное владение и пользование (ст. 374 НК). Если база данных учтена на 01 счете, то ее стоимость должна погашаться через начисление амортизации. То, что экземпляр программы, приобретенный по договору купли-продажи для собственных нужд, не относится к амортизируемому имуществу, в Налоговом кодексе не указано. В классификации основных средств, утвержденной постановлением правительства от 1 января 2002 г. № 1, отсутствуют компьютерные программы. Для тех объектов, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается фирмой на основании технических условий или рекомендаций изготовителя (п. 5 ст. 258 НК). Однако, в связи с тем что программы нематериальны, не представляется возможным определить время их эксплуатации. Может быть, если срок полезного использования таких объектов для целей налогового учета закрепить в законодательстве, удастся избежать споров с инспекторами.

Специалисты Минфина в письме от 31 октября 2006 г. № 03-11-04/2/229 указали, как учесть расходы по обслуживанию программного обеспечения у фирм, применяющих УСН. В случае если услуги по обслуживанию информационного продукта соответствуют пункту 2 статьи 346.16 Налогового кодекса, то данные суммы можно учесть при исчислении единого налога. То есть налогоплательщик вправе уменьшить свои доходы на расходы, связанные с приобретением и обновлением компьютерных программ и баз данных по лицензионным соглашениям. При этом такие затраты должны быть направлены на получение дохода (п.1 ст. 252 НК).

Л. Пыжова, начальник отдела аудиторских проверок ООО «Финаудитсервис»