Организация документооборота для управления дебиторской задолжностью

Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.

Шубина Т.В., канд. экон. наук,начальник отдела стандартов и качества аудита ИКО «АНВЕСТ»
Опубликовано в номере: Финансовый менеджмент №5 / 2005

К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Обязанности должностных лиц и подразделений организации в ходе исполнения договора поставки.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.

В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и движения документов:

1) распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации;

2) составление договора и юридический контроль;

3) определение ответственных исполнителей.

Рассмотрим содержание каждого этапа.

1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.

Отдел снабжения:

а) согласовывает годовые потребности организации с потребностями производства;

б) определяет потребность в товарах и сырье на год;

в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

г) согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой службой;

д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

е) собирает подробную информацию о поставщике;

ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.

Финансовая служба:

а) согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом снабжения;

б) определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;

в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

Юридическая служба:

а) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает информацию о ней:

б) представляет в финансовую службу характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы на предмет финансовой устойчивости.

2. Составление договора и юридический контроль.

Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовую и юридическую службы организации. Приведем примерный перечень их функций.

Финансовая служба:

а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, подписанием и исполнением, в частности:

б) прогнозирует риски.

Юридическая служба:

а) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;

б) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает новый проект предстоящего договора;

в) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента;

г) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем полномочий представителя и т.д.).

3. Определение ответственных исполнителей.

Отдел снабжения:

а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;

б) своевременно принимает установленные договором поставки и установленные действующим законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;

в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация;

г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;

д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в юридический отдел служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.

Бухгалтерия:

а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

б) контролирует правильность оплаты;

в) следит за соблюдением сроков оплаты;

г) оформляет соответствующие документы.

Организационно-технологическая схема реализации договора поставки включает следующие этапы.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в финансовую службу.

2. Финансовая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает для юридического контроля в юридическую службу, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в отдел снабжения.

3. Юридическая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает в отдел снабжения для оформления заключения сделки с поставщиком, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в финансовую службу.

4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами юридической и финансовой служб, подписями и печатями другой стороны на подпись генеральному директору организации.

5. Отдел снабжения передает после подписания генеральным директором полностью оформленный договор в финансовую службу на регистрацию.

6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в юридическую службу, бухгалтерию и отдел снабжения — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контр-

агентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу.

3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате генеральному директору.

4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов (форма 1).

Форма 1

Журнал учета документов, поступивших для оплаты

5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений исполнителю.

6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.

7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу данные о дебиторской и кредиторской задолженности (форма 2).

Форма 2

Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности

8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер (форма 3).

Форма 3

Журнал учета просроченной дебиторской задолженности

Этап III: оформление закрытия договора.

1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.

2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.

3. Исполнитель составляет в случае окончания срока действия договора акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу.

4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу.

5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора.

6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами юридической и финансовой служб на подпись генеральному директору.

7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о закрытии договора и его копии передаются в финансовую службу для регистрации.

8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию, юридическую службу и отдел снабжения.

9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о неисполненных договорах.

Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения необходимые данные могут быть представлены в форме 4.

Форма 4

Дебиторы и кредиторы на 01 июля 2005 г.

Исходная информация для заполнения формы:

1. Заявки на капитальные вложения.

2. Договоры.

3. Счета поставщиков.

4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).

5. Кассовые документы.

6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах (накладные, акты и т.п.).

На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1, 2, 4—10).

Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).

Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо<*> (графы 1—1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.

<*> Сальдо формируется на основе предположения, что счет оплачен.

Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).

Форма 4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.

Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.

Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:

1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);

2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской задолженности;

3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей статье сметы);

4) получение необходимых резолюций.

Представленный алгоритм организации документооборота способствует формализации взаимодействий между подразделениями аппарата управления при организации финансовых отношений с контрагентами, что в свою очередь снижает финансовые риски организации вследствие минимизации субъективных факторов. Формирование базы данных о состоянии расчетов в совокупности с контролем за исполнением финансового плана (сметы, бюджета) позволяет принимать обоснованные решения по оттоку финансовых ресурсов, что в свою очередь положительно влияет на финансовую устойчивость организации.

Регулярное информирование высшего руководства об уровне сверхнормативного отвлечения финансовых ресурсов с указанием конкретных уполномоченных контрактом с внешними контрагентами лиц организации способствует повышению ответственности исполнителей за качественное выполнение своих функций и финансовой дисциплины в целом.