Как заполнить новую форму справки 2-НДФЛ

Журнал «Российский налоговый курьер» №5 за 2006 год

С.А. Колобов
советник налоговой службы РФ III ранга, Управление налогообложения доходов физических лиц, исчисления и уплаты государственной пошлины ФНС России

До 3 апреля[1] 2006 года налоговые агенты должны представить в налоговые органы сведения о доходах физических лиц за 2005 год по новой форме 2-НДФЛ. Как ее заполнить, рассказано в статье.

Прежде чем заполнять форму, напомним, кто признается налоговым агентом. Это российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций, коллегии адвокатов, адвокатские бюро и юридические консультации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы. Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. Об этом говорится в главе 23 Налогового кодекса.

Общие правила заполнения справки 2-НДФЛ

Приказом ФНС России от 25.11.2005 № САЭ-3-04/616@ утверждена новая форма справки 2-НДФЛ (далее — справка), а также Формат сведений о доходах по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год» в электронном виде. Этим же приказом введены в действие новые справочники (приложение 2 к форме 2-НДФЛ) и Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц (приложение 1 к форме 2-НДФЛ).

Как и прежде, справки о доходах физических лиц на бумажном носителе могут представлять налоговые агенты при численности физических лиц, которые получили доходы в налоговом периоде, до 10 человек, а также в исключительных случаях с учетом специфики деятельности либо особенностей места нахождения организаций по решению налоговых органов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, налоговые агенты обязаны выдавать справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ физическим лицам по их заявлениям. Об этом гласит пункт 3 статьи 230 НК РФ.

При заполнении справки все суммы доходов и налоговых вычетов отражаются в рублях и копейках через десятичную точку. Суммы налога отражаются только в рублях по правилам округления.

Если какие-либо разделы или пункты справки не заполняются, то их названия можно не приводить. При этом нумерация разделов и пунктов не изменяется. Исправления в справке не допускаются.

В отличие от прежней новая форма справки подается по каждому физическому лицу в количестве, соответствующем числу ставок налога, по которым облагались его доходы. Допустим, в течение налогового периода физическое лицо получило от налогового агента доходы, облагаемые по ставкам 13 и 35%. Тогда по окончании налогового периода налоговый агент представляет в налоговый орган две справки: одну по ставке 13%, другую — по ставке 35%. Ставка налога при этом указывается в заголовке раздела 3 справки.

Сведения о доходах физического лица, в отношении которого налоговый агент сделал перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый период, оформляются в виде новой справки взамен уже представленной. Если в данном случае изменилась ставка налога, то оформляются две новые справки: первая — с прежним значением ставки и незаполненными показателями разделов 3—6, вторая — с новой ставкой и соответствующими показателями. Обе справки должны иметь новые номера и дату составления.

Рассмотрим на примере порядок заполнения справки о доходах физического лица за 2005 год.

ПРИМЕР

П.С. Николаев в 2005 году работал в ОАО «Зенит». По указанному месту работы в течение года ему выплачивали заработную плату в размере 5000 руб. в месяц. День выплаты заработной платы в данной организации — 7-е число месяца, следующего за отработанным.

В мае сотрудник не имел дохода, так как находился в отпуске без сохранения заработной платы.

С 15 октября по 10 ноября 2005 года П.С. Николаев находился на больничном. В ноябре ему выплатили пособие по временной нетрудоспособности в сумме 4000 руб. Соответственно заработная плата за период с 1 по 14 октября составила 2500 руб., а с 11 по 30 ноября — 3500 руб.

В феврале и июле П.С. Николаеву выплатили материальную помощь в размере 1500 руб., а в сентябре выдали премию — 10 000 руб.

По заявлению работника в течение 2005 года ему предоставлялись налоговые вычеты:

1) стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 218 НК РФ;

2) стандартный налоговый вычет в размере 600 руб. на содержание ребенка на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ;

3) имущественный налоговый вычет в связи с приобретением в 2004 году квартиры. Право на имущественный налоговый вычет П.С. Николаев подтвердил уведомлением, выданным налоговым органом по месту жительства. Согласно данному уведомлению сумма, израсходованная налогоплательщиком на приобретение жилья, составила 300 000 руб., а сумма, направленная на погашение процентов по ипотечному кредиту, — 50 000 руб.

В собственности у П.С. Николаева находятся акции ОАО «Зенит». В октябре 2005 года по данным акциям были выплачены дивиденды в размере 5000 руб. Налогооблагаемая сумма составила 4000 руб. Основание — статьи 214 и 275 НК РФ.

В декабре 2005 года П.С. Николаеву выплатили авторское вознаграждение за изобретение — 20 000 руб. В связи с этим сотрудник подал в бухгалтерию заявление о предоставлении ему профессионального налогового вычета в размере 30% (п. 3 ст. 221 НК РФ).

Обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы физических лиц ОАО «Зенит» выполнило в установленный срок в полном объеме.

В 2005 году П.С. Николаеву были выплачены доходы, облагаемые налогом по ставкам 9 и 13%. Следовательно, организация должна представить в налоговый орган две справки с разными ставками налога (образец заполнения смотри в приложении к статье).

Заполняем справку о доходах, облагаемых по ставке 13%

В заглавной части справки налоговый агент — ОАО «Зенит» указывает:

— год, за который представляется справка, — 2005;

— порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присвоенный самим налоговым агентом, — № 1;

— четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на учете, — 7810.

Разделы 1 и 2

Разделы 1 и 2 практически не изменились. Как и раньше, в них отражаются сведения о налогоплательщике и налоговом агенте, от которого налогоплательщик получил доходы. По сравнению с прежней в новой справке отсутствуют строки «Код ОКАТО» и «Номер страхового свидетельства ПФР». В то же время добавлена строка 2.4 «Пол».

В пункте 1.1 налоговые агенты приводят свой идентификационный номер (ИНН), а налоговые агенты — организации — и код причины постановки на налоговый учет (КПП).

В пункте 1.2 указывается контактный телефон налогового агента.

В пункт 1.3 вписывается сокращенное наименование организации — налогового агента по ЕГРЮЛ (например, ОАО «Зенит»). Если налоговым агентом является индивидуальный предприниматель, он указывает полностью свою фамилию, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

В пункте 2.1 «ИНН» записывается идентификационный номер (при наличии) налогоплательщика — физического лица согласно документу, подтверждающему постановку физического лица на налоговый учет в налоговом органе Российской Федерации.

Теперь в справке обязательно заполняются пункты 2.2—2.9 независимо от наличия у физического лица ИНН.

В пункте 2.2 указывается фамилия, имя и отчество физического лица — налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность (например, Николаев Петр Сергеевич). Для иностранных физических лиц допускается использование букв латинского алфавита. Отчество указывается при его наличии.

В пункте 2.3 приводится статус налогоплательщика (1 — для физического лица, являющегося налоговым резидентом Российской Федерации, 2 — для лица, не являющегося таковым). Статус налогоплательщика определяется на основании документов, подтверждающих период и количество дней его пребывания в России (паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства в Российской Федерации, свидетельство о регистрации, выдаваемое органами регистрационного учета по месту пребывания, вид на жительство, иные документы, подтверждающие период нахождения на территории РФ в календарном году). Как известно, физическое лицо признается налоговым резидентом России, если оно находилось на ее территории в отчетном налоговом периоде не менее 183 дней.

В пункте 2.4 указывается пол налогоплательщика (1 — мужской, 2 — женский).

В пункт 2.5 арабскими цифрами вписываются число, месяц и год рождения (например, 17.06.1973).

В пункте 2.6 фиксируется код страны, гражданином которой является физическое лицо. Код страны выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Если у налогоплательщика отсутствует гражданство, то в этом пункте указывается код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность этого гражданина.

В пункте 2.7 приводится код, который выбирается из Справочника «Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (приложение 2 к форме 2-НДФЛ).

В пункте 2.8 записываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. Знак «№» не ставится.

В пункте 2.9 отражается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика в Российской Федерации на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. В отношении иностранных граждан в данном пункте проставляется адрес их места регистрации.

Примеры заполнения адреса места жительства приведены в приложении 1 к форме 2-НДФЛ «Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ».

В пункте 2.10 в отношении физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также иностранных граждан указываются адрес места жительства в стране постоянного проживания в произвольной форме и код этой страны.

По гражданам России — налоговым резидентам РФ пункт 2.10 не заполняется.

Раздел 3

В этом разделе отражаются доходы физического лица по их видам и месяцам налогового периода.

В заголовке раздела указывается ставка налога, по которой облагаются отраженные в справке доходы, — 13%. Затем последовательно вносятся записи о выплаченных доходах по месяцам. Каждая запись состоит из следующих показателей:

— номера месяца, в котором был выплачен данный доход;

— кода дохода (из Справочника «Виды доходов» приложения 2 к форме 2-НДФЛ);

— суммы дохода (без учета налоговых вычетов) — отражается по указанному коду доходов;

— кода соответствующего вычета (из Справочника «Вычеты» приложения 2 к форме 2-НДФЛ);

— суммы вычета — отражается по соответствующему коду вычетов.

Последние два показателя приводятся, если по данному виду дохода налогоплательщику были предоставлены профессиональные налоговые вычеты или этот доход частично не подлежал налогообложению (например, согласно пунктам 28 и 33 статьи 217 НК РФ). Стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), а также имущественные налоговые вычеты, установленные, в частности, подпунктом 2 пункта 1 статьи 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются.

В разделе 3 каждому месяцу может соответствовать только один доход определенного вида. Если в одном месяце было получено несколько сумм дохода одного вида, значения полученных сумм складываются. Если в одном месяце получены доходы разных видов, то последовательно указывается каждая из полученных сумм с соответствующим кодом дохода.

ОАО «Зенит» этот раздел заполняет таким образом.

Код дохода в виде заработной платы — 2000. Данный доход выплачивался в каждом месяце налогового периода — 2005 года, кроме мая, что отражено в разделе 3 одиннадцатью записями c кодом 2000. Сумма премии, выданная работнику в сентябре, включается в состав сентябрьской заработной платы.

Доход в феврале включал в себя заработную плату и материальную помощь (коды 2000 и 2760 соответственно). Следовательно, в разделе 3 за этот месяц будут сделаны две записи. Аналогичным образом производятся записи в июле, ноябре и декабре, когда были получены доходы с различными кодами.

Напомним, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей по трудовому договору (контракту). Об этом сказано в пункте 2 статьи 223 НК РФ.

Таким образом, в записи о заработной плате за январь 2005 года, выплаченной П.С. Николаеву 7 февраля того же года, в поле «Месяц» указывается 1 (то есть январь).

Отметим, что в случае выплаты отпускных их суммы также указываются в справке по коду 2000 в том месяце, за который они начислены.

Пособия по временной нетрудоспособности, по уходу за больным ребенком и другие аналогичные доходы отражаются в справке отдельно по коду 4800 «Иные доходы» в том месяце налогового периода, в котором они были выплачены. Сумма пособия по временной нетрудоспособности, выплаченная П.С. Николаеву в ноябре, отражается так: код дохода — 4800, сумма — 4000 руб.

Согласно Справочнику «Виды доходов» код материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, — 2760. В 2005 году материальную помощь П.С. Николаеву выплачивали дважды.

С 1 января 2006 года суммы материальной помощи, не превышающие 4000 руб., не подлежат налогообложению. Основание — пункт 28 статьи 217 НК РФ. Таким образом, суммам материальной помощи, выплаченным П.С. Николаеву в феврале и июле 2005 года, будет соответствовать вычет по коду 503. Сумма вычета равна сумме каждой из выплат (по 1500 руб. в каждый из указанных месяцев).

Аналогичным образом отражаются авторские вознаграждения: код дохода — 2209, а код вычета — 405.

Раздел 4

Этот раздел заполняется только в случае, если в справке отражаются доходы, облагаемые по ставке 13%.

В разделе 4 отражаются сведения о стандартных налоговых вычетах (ст. 218 НК РФ) и имущественном налоговом вычете, установленном, в частности, подпунктом 2 пункта 1 статьи 220 НК РФ.

П.С. Николаев в 2005 году имел право на два вида стандартных налоговых вычетов: на себя и на ребенка.

В пункте 4.1 отражаются суммы стандартных налоговых вычетов и имущественного налогового вычета, на которые физическое лицо имело право в отчетном налоговом периоде.

Налоговый вычет в размере 400 руб. за каждый месяц налогового периода (п. 3 ст. 218 НК РФ) предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (облагаемый по ставке 13%), превысил 20 000 руб.

Налоговый вычет в размере 600 руб. за каждый месяц налогового периода (п. 4 ст. 218 НК РФ) предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (облагаемый по ставке 13%), превысил 40 000 руб.

В течение отдельных месяцев налогового периода сумма стандартных налоговых вычетов может превысить сумму доходов, облагаемых по ставке 13%. Тогда разница между этими суммами переносится на следующие месяцы данного налогового периода. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 28.12.2005 № 03-05-01-03/139.

П.С. Николаев в 2005 году имел право на стандартный вычет в размере 400 руб. — в период с января по май 2005 года, а также на ребенка в размере 600 руб. — в период с января по август 2005 года.

Информация о праве на имущественный налоговый вычет переносится в справку из уведомления, выданного налогоплательщику налоговым органом по форме, утвержденной приказом ФНС России от 07.12.2004 № САЭ-3-04/147@. Вычет в сумме, израсходованной налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них, отражается в размере фактически произведенных расходов по коду 311, а вычет в сумме, направленной на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций РФ, — по коду 312.

В пункте 4.1 справки № 1 ОАО «Зенит» укажет следующие данные:

— код вычета 103 — сумма вычета 2000 руб. (400 руб. х 5 мес.);

— код вычета 101 — сумма вычета 4800 руб. (600 руб. х 8 мес.);

— код вычета 311 — сумма вычета 300 000 руб.;

— код вычета 312 — сумма вычета 50 000 руб.

Номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, а также код налогового органа, выдавшего уведомление, приводятся соответственно в пунктах 4.2, 4.3 и 4.4 справки.

В пункте 4.5 отражается общая сумма стандартных налоговых вычетов (включая вычеты на детей), фактически предоставленных физическому лицу за налоговый период.

ОАО «Зенит» в пункте 4.5 запишет сумму стандартных вычетов — 6800 руб. (4800 руб. + 2000 руб.). Эта сумма не должна превышать общую сумму стандартных налоговых вычетов (по кодам 101—107) из пункта 4.1 справки.

В пункт 4.6 вписывается сумма предоставленного имущественного вычета. Она отражается одним числом. Сумма предоставленного имущественного вычета не должна превышать общую сумму вычетов по кодам 311 и 312, указанную в пункте 4.1 справки, и облагаемую сумму дохода за налоговый период.

У П.С. Николаева общая сумма дохода за 2005 год составила 88 000 руб. (5000 руб. х 11 мес. + 10 000 руб. + 1500 руб. + 1500 руб. + 20 000 руб.). Сумма всех вычетов из раздела 3 — 9000 руб., стандартных налоговых вычетов — 6800 руб. В итоге имущественный налоговый вычет был предоставлен на всю оставшуюся сумму дохода — 72 200 руб. (88 000 руб. – 9000 руб. – 6800 руб.).

Раздел 5

В этом разделе указываются итоговые суммы выплаченных доходов и исчисленных и удержанных налогов в целом за отчетный налоговый период.

В пункте 5.1 отражается общая сумма дохода, выплаченная налоговым агентом физическому лицу, без учета налоговых вычетов. Данный показатель равен сумме всех доходов, указанных в разделе 3.

У П.С. Николаева общая сумма дохода за 2005 год составила 88 000 руб.

В пункте 5.2 записывается облагаемая сумма дохода. Эта сумма есть не что иное, как разница между общей суммой дохода (пункт 5.1) и суммой предоставленных налоговых вычетов (сумма показателей «Сумма вычета» раздела 3 и пунктов 4.5 и 4.6).

Обратите внимание: по доходам в виде дивидендов в пункте 5.2 указывается облагаемая сумма дохода, рассчитанная в соответствии со статьями 214 и 275 НК РФ.

Сумма дохода П.С. Николаева, облагаемая по ставке 13%, равна нулю (88 000 руб. – 9000 руб. – 6800 руб. – 72 200 руб.). Соответственно исчисленная и удержанная сумма налога (пункты 5.3 и 5.4 справки № 1) также равна нулю.

Отметим, что пункты 5.1—5.4 заполняются в любом случае (даже при нулевых значениях).

Пункты 5.5—5.7 заполняются при перерасчете налога с доходов прошлых лет. В этих пунктах указывается сумма возврата налога, а также сумма, зачтенная и удержанная при уплате налога.

Если исчисленная сумма налога по конкретной ставке превышает удержанную сумму, образуется задолженность по налогу за налогоплательщиком. Она отражается в пункте 5.8.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, проставляется в пункте 5.9.

ФНС России в пункте 3 приказа от 25.11.2005 № САЭ-3-04/616@ рекомендовала налоговым агентам сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по форме 2-НДФЛ. Данная сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ, отражается в пункте 5.10.

Обратите внимание: в пункте 5 статьи 226 НК РФ указано, что налоговый агент при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств обязан письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета, отразив сумму задолженности налогоплательщика. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Значения показателей пунктов 5.5—5.7 и 5.10 влияют на расчет показателей пунктов 5.8 и 5.9. Порядок расчета этих показателей приведен в формуле.

Если «Задолженность по налогу» больше нуля, то это «Задолженность по налогу за налогоплательщиком», если меньше, то это «Сумма, излишне удержанная налоговым агентом».

ОАО «Зенит» пункты 5.5—5.10 не заполняет.

Формула. Сумма задолженности по налогу

Раздел 6

В прежней форме 2-НДФЛ такой раздел отсутствовал. Теперь он введен для отражения информации о перечисленных суммах налога на доходы физических лиц в бюджет по различным КБК и ОКАТО. Информация приводится по трем показателям:

— коду ОКАТО;

— коду бюджетной классификации;

— сумме налога, перечисленной в бюджет.

В разделе 6 будет одна запись, если налоговый агент в отчетном налоговом периоде перечислял налог по указанной ставке (например, 13%) по одному коду ОКАТО и КБК.

Поскольку по условиям примера налог на доходы физических лиц по ставке 13% в бюджет не перечислялся, раздел 6 справки № 1 не заполняется.

Заполненная справка подписывается руководителем организации либо главным бухгалтером и заверяется печатью. Налоговые агенты — индивидуальные предприниматели сами подписывают справку.

Заполняем справку о доходах, облагаемых по ставке 9%

Теперь заполним вторую справку (далее — справка № 2). В ней отражаются данные о доходах, облагаемых по ставке 9%.

Разделы 1 и 2 справки № 2 полностью идентичны соответствующим разделам справки № 1.

По ставке 9% облагаются выплаченные П.С. Николаеву дивиденды. Поскольку в отчетном налоговом периоде дивиденды выплачивались только в октябре, в разделе 3 справки № 2 указываются код дохода — 1010 и сумма дохода — 5000 руб.

Стандартные и имущественные налоговые вычеты предоставляются только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%. Соответственно в справке № 2 раздел 4 не заполняется.

Переходим к разделу 5. В пункте 5.1 справки № 2 отражается общая сумма дивидендов, распределенных в пользу физического лица, — 5000 руб.

В пункте 5.2 ОАО «Зенит» указывает облагаемую сумму дивидендов (выплаченных П.С. Николаеву), рассчитанную в соответствии со статьями 214 и 275 НК РФ, — 4000 руб.

В пункте 5.3 отражается исчисленная сумма НДФЛ — 360 руб. (4000 руб. х 9%).

Сумма налога была своевременно удержана, поэтому в пункте 5.4 также указывается сумма 360 руб.

В разделе 6 приводятся сведения о перечислении указанной суммы налога:

— код ОКАТО — 40284000000;

— код бюджетной классификации — 182 1 01 02010 01 1000 110;

— сумма перечисленного налога — 360 руб.

[1] Срок сдачи формы 2-НДФЛ перенесен, так как 1 апреля 2006 года — суббота. — Примеч. ред.