Заполняем форму справки 2-НДФЛ

О. Горшенина, эксперт ПБ

Форма справки 2-НДФЛ претерпела значительные изменения, которые сделали составление данного документа более трудоемким.
Не позднее 1 апреля 2006 года фирмы должны представить в налоговую инспекцию по месту своего учета справки о доходах сотрудников по форме 2-НДФЛ. Такая обязанность предусмотрена пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса.

Если организация опоздает со сдачей отчетности, ей грозит штраф в размере 50 рублей за каждую непредставленную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, штрафные санкции в размере 300 – 500 рублей будут взысканы и с руководителя фирмы (ст. 15.5 КоАП).

Изменили вовремя!

Законодатели обычно в конце каждого года вносят изменения в форму 2-НДФЛ. По крайней мере, так было в 2003, 2004 годах. А вот в 2005 году буквально до середины февраля налоговая служба хранила молчание о том, по какой форме следует сдавать данные о доходах. И вот, 14 февраля 2005 года налоговая служба выпустила письмо № ГИ-6-04/122, которым разрешила представить справки о доходах за 2004 год по форме, утвержденной приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

После прошлогоднего переполоха налоговики решили не доводить бухгалтеров до стрессового состояния, поэтому с изменениями в справке о доходах за 2005 год затягивать не стали. Уже 25 ноября 2005 года был издан приказ № САЭ-3-04/616@, которым была утверждена новая форма справки 2-НДФЛ.

Все новшества в документе «привязаны» к изменениям 2005 года, касающимся налога на доходы физических лиц. С 1 января 2005 года был увеличен размер стандартного налогового вычета на каждого ребенка. Теперь он составляет 600 рублей (Закон от 29 декабря 2004 г. № 203-ФЗ). Кроме того, положения Закона от 20 августа 2004 г. № 112-ФЗ обязали фирмы предоставлять своим сотрудникам имущественные вычеты. Чтобы получить вычет непосредственно у своего работодателя, сотрудник должен принести в бухгалтерию уведомление из налоговой инспекции.

С начала прошлого года также изменились некоторые ставки НДФЛ. В частности, налог на доходы с дивидендов, полученных от долевого участия, теперь исчисляется по ставке 9 процентов (Закон от 29 июля 2004 г. № 95-ФЗ). До выхода закона «дивидендная» ставка равнялась 6 процентам. Уменьшилась до 13 процентов ставка НДФЛ с материальной выгоды сотрудника при получении целевого займа на строительство, покупку жилья (Закон от 20 августа 2004 г. № 112-ФЗ).

Также переработаны справочники «Виды доходов» и «Налоговые вычеты», которые даны в приложении к справке 2-НДФЛ.

Новые правила

Главное новшество в том, что теперь для каждой налоговой ставки надо заполнять отдельную форму 2-НДФЛ. Если раньше все доходы сотрудника, облагаемые по разным ставкам, указывались в соответствующих разделах одной справки, то теперь на каждую ставку – своя форма. Например, если сотрудник в течение года получил доход, облагаемый по ставкам 9, 13, 35 процентов, то по окончании налогового периода на него необходимо заполнить три справки по форме 2-НДФЛ. Так что новые требования сделают работу бухгалтера еще более трудоемкой.

Новая справка о доходах сотрудников стала состоять из шести разделов. В первом, как и прежде, указываются данные о налоговом агенте, его название, ИНН, КПП, номер телефона. А вот раздел 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода» несколько изменился. Теперь бухгалтеру нет надобности указывать номер пенсионного страхового свидетельства получателя дохода. А вот ИНН и адрес места жительства сотрудника являются обязательными реквизитами. Если справка заполняется на иностранного работника, то следует заполнить пункт 2.10 «Адрес в стране проживания». Здесь необходимо указать код страны и адрес. Последний записывается в произвольной форме, при этом допускается использование букв латинского алфавита.

Значительно изменен раздел 3. Его заполнение бухгалтер должен начать с указания ставки, по которой облагался доход. Месяцы в новой форме указываются цифрами. Далее нужно последовательно отражать суммы, полученные сотрудником как в денежной, так и натуральной форме, отдельно по каждому виду дохода. К примеру, в феврале сотрудник получил зарплату и материальную помощь. Эти выплаты необходимо отразить в разных строчках. При этом следует указать код дохода. А напротив сумм, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые облагаются НДФЛ в неполном размере, нужно проставить код вычета. Коды следует выбрать из справочника в Приложении № 2 к форме 2-НДФЛ.

Для отображения стандартных и имущественных налоговых вычетов предназначен раздел 4 справки. В этой же части формы следует указывать данные, касающиеся имущественного вычета: номер и дата выдачи уведомления, код налоговой инспекции, выдавшей этот документ.

В разделе 5, как и раньше, отражаются общая сумма дохода, облагаемая часть дохода, а также исчисленная и удержанная суммы налога .

Ну и последний раздел посвящен сведениям о перечислении НДФЛ в бюджет. Покажем на примере заполнение 3, 4, 5 разделов.

Пример

Работнику ЗАО «Гермес» Мягкову В. В. в 2005 году установлен оклад в размере 10 000 руб. (код дохода – 2000). У Мягкова двое детей.

Помимо зарплаты он в течение года получил следующие доходы:

– в мае – материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 5000 руб. (код дохода – 2760);

– в августе – подарок стоимостью 5000 руб. (код дохода – 2720).

Сумма годового дохода составила 130 000 руб.

Мягков В. В. имеет право на стандартные налоговые вычеты в размере 400 руб. и по 600 руб. на каждого ребенка. Так как доход сотрудника достиг 20 000 руб. в феврале, то он мог пользоваться стандартным налоговым вычетом в размере 400 руб. только в январе и феврале. Вычетом в размере 600 руб. на каждого ребенка он пользовался по апрель включительно. Соответственно суммы стандартных налоговых вычетов составили
800 руб. (400 руб. x 2 мес.) и 4800 руб. (600 руб. x 2 реб. x 4 мес.).

Сумма подоходного налога, удержанная с доходов Мягкова в 2005 году, облагаемых по ставке 13 процентов, равна
15 652 руб. ((130 000 руб. – 800 руб. – 4800 руб. – 2000 руб. – 2000 руб.) x 13%).

Следовательно, на Мягкова необходимо заполнить одну справку 2-НДФЛ.

В разделе 3 справки бухгалтер должен указать каждый вид дохода Мягкова за год, облагаемый по ставке 13 процентов (зарплата, матпомощь и т. д.).

В строке, где будут указаны сумма материальной помощи и стоимость подарка, необходимо прописать суммы вычетов по ним.

В разделе 4 указываются стандартные вычеты, предоставленные Мягкову.

Заполнить и сдать

Напомним, что заполнять справку 2-НДФЛ нужно не только на каждого штатного сотрудника, но и на работников, которые получали доход от фирмы по гражданско-правовым договорам.

По-прежнему сумма налога, удержанная и подлежащая удержанию, указывается в целых рублях. Сумма дохода отражается в рублях и копейках. Если фирма не заполняет какие-либо разделы, то их наименования можно не печатать. При этом нумерация разделов не меняется.

Налоговый кодекс предусматривает сдачу данных о доходах в электронном виде – на дискетах или посредством телекоммуникаций (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае формы нужно заполнять с помощью специальной программы, которую можно записать в налоговой инспекции. Следует сказать и об изменении формата файла отчета: теперь он готовится на основе XML (электронные таблицы Excel).

Информацию о доходах физических лиц можно сдать и на бумажных носителях. Но воспользоваться данной нормой могут только те фирмы, чей штат составляет не более 10 человек.

При выборе способа доставки документов в налоговую большинство бухгалтеров предпочитают давно проверенный: относят отчет лично. Электронный же способ передачи до сих пор не вызывает должного доверия. Ну а об отправке данных по почте бухгалтеры вообще не вспоминают. Считают, что налоговики подобные письма проигнорируют, а за несвоевременную сдачу данных оштрафуют. Однако постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 ноября 2005 г. по делу № А56-16448/ 2005 доказывает, что сдать справки 2-НДФЛ можно и с помощью почтовой связи.