Бархатный сезон: отпускная

А. Матросова, главный бухгалтер

С 6 октября вступают в силу поправки, внесенные в Трудовой кодекс законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ. Давайте разберемся, на что следует обратить внимание при расчете отпускных и как правильно отразить эти и другие связанные с отдыхом расходы.

Ключ на 12

Самое существенное изменение касается расчета среднего заработка для оплаты отпускных. Теперь нужно брать зарплату за 12 календарных месяцев перед тем, в котором начинается отпуск, а не за 3, как было раньше.

Для расчета среднего заработка можно взять и другой период, если предусмотреть такой порядок в коллективном договоре со своими работниками или издать внутренний приказ. Однако это не должно ухудшать положения работников по сравнению с тем, что полагается по Трудовому кодексу.

Чтобы рассчитать отпускные, общую сумму начислений за 12 месяцев нужно разделить на 12 и на среднемесячное количество дней. Бухгалтеру следует обратить внимание: теперь оно равно 29,4 (вместо прежних 29,6).

Формула для расчета следующая: О = Зг : 12 мес. : 29,4 x Ко (где О – сумма отпускных, Зг – начисления сотрудника за расчетный период, Ко – количество дней отпуска).

Если какой-то месяц сотрудник отработал не полностью (например, из-за болезни, отпуска, командировки и т. д.), среднемесячное количество дней в неполностью отработанных месяцах нужно считать

по-другому. При расчете отпускных в календарных днях отработанные дни умножают на специальный коэффициент 1,4. Это указано в Постановлении Правительства № 213 от 11 апреля 2003 г. «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Обратите внимание: скорее всего, в указанный документ будут внесены изменения, уточняющие порядок расчета средней заработной платы.

Пример 1

Экономист ООО «Волна» Ковалева А. уходит в ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 9 октября 2006 года. Ее оклад равен 10 000 рублей.

Все включено

Работник может уйти в отпуск через шесть месяцев работы на новом месте. До истечения этого срока отпуск ему могут предоставить только по согласованию с руководством. Но если сотрудник отработал меньше года, начисления за отработанный период нужно включить в расчет. Но может быть и такая ситуация, что сотрудник проработал в фирме только один день и ушел в отпуск. В этом случае средний заработок определяют исходя из должностного оклада (тарифной ставки).

В расчет среднего заработка нужно включить все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда фирмы. Это зарплата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, выплаты, связанные с условиями труда, премии и вознаграждения, в том числе ежемесячные, квартальные, годовые премии, премии за выслугу лет и другие.

Все премии нужно включать в отпускные пропорционально. То есть квартальную в размере 1/3 на каждый месяц квартала, за который она выплачивалась, годовую – в размере 1/12 на каждый месяц расчетного периода. Обратите внимание, что при расчете среднего заработка годовую премию можно учесть, только если она была начислена в расчетном периоде. Если он отработан не полностью, то премии, начисленные в нем, должны корректироваться в зависимости от количества отработанных дней. В расчет среднего заработка нельзя включать выплаты непроизводственного характера: премии к праздникам, юбилейным датам, материальную помощь, стоимость денежных подарков.

Пример 2

Юрисконсульт ООО «Янтарь» Дмитриев С. уходит в ежегодный отпуск на 14 календарных дней с 11 октября 2006 года. Его оклад равен 9000 руб. Расчетный период – с 1 октября 2005 по 30 сентября 2006 года. Сотрудник был в отпуске

14 дней в октябре 2005 года. По итогам работы за прошлый год сотруднику начислили премию в январе 2006 года в сумме 10 000 руб. Кроме того, начислялись квартальные премии по 4500 руб. в апреле и июле 2006 года. Представим данные в таблице:

Общая сумма начислений, принимаемая к расчету отпускных, равна 122 779 руб. 95 коп. (104 142,86 + 9000 + 9637,10). Отпускные составят 5052 руб. 67 коп. (122 779 руб. 95 коп. : 340,2 x 14 дн.).

На отпускные надо начислить те же налоги, что и на зарплату: НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев.

В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 5052 руб. 67 коп. – начислены отпускные;

Дебет 70 Кредит 68

– 657 руб.– удержан НДФЛ с отпускных;

Дебет 20 Кредит 69

– 1323 руб. 80 коп. – начислены ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев на сумму отпускных;

Дебет 70 Кредит 50

– 4395 руб. 67 коп. – выплачены отпускные.

Обратите внимание: если в расчетном периоде повышалась зарплата, отпускные следует увеличить. Зарплату в месяцах расчетного периода до повышения нужно при расчете умножать на специальный коэффициент пересчета:

К = Зн : Зс (где Зн – зарплата после повышения, Зс – зарплата до повышения).

Напомним, что отпуска предоставляют на основании Графика отпусков. Теперь нужно под роспись извещать работника об отпуске за две недели до его начала. Этого требует новая редакция статьи 123 Трудового кодекса. А выплатить отпускные работнику нужно не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК, новую редакцию кодекса вы найдете в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

Выплачивать нельзя увольнять

Новая редакция статьи 126 Трудового кодекса наконец-то разъяснила вопрос о замене отпуска денежной компенсацией. Теперь по письменному заявлению работнику можно выплачивать компенсации только за дополнительные дни отпуска, положенные работнику сверх 28 календарных. То есть дополнительные оплачиваемые отпуска заменять компенсацией можно, а просто накопившиеся за предыдущие месяцы или годы работы дни неиспользованного отпуска – нельзя. Все, кому полагается отпуск не более 28 календарных дней в год, смогут получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при увольнении.

Порядок расчета компенсаций за неиспользованный отпуск такой же, как и для расчета отпускных. При этом, если сотрудник увольняется или пишет заявление о замене отпуска денежной компенсацией после 6 октября, то есть после вступления в силу новой редакции Трудового кодекса, рассчитывать компенсацию следует по-другому.

Суммы компенсаций можно учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме. Обратите внимание: компенсации за дополнительные отпуска, которые выплачивают по заявлению работника, нужно облагать всеми налогами так же, как отпускные и зарплату. А вот с компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении начисляют только НДФЛ. Не забудьте, что теперь при увольнении работнику обязательно нужно выдавать записку-расчет Формы Т-61.

Пример 3

Водитель ООО «Дружба» Никифоров К. увольняется 20 октября 2006 г. Предположим, что в расчетном периоде с 1 октября 2005 по 30 сентября 2006 г. он отработал все дни. В расчетном периоде ему было начислено 84 000 руб. За отработанное в фирме время у него накопилось 30 дней неиспользованного отпуска. Компенсация за него составит 7142,86 руб. (84 000 руб. : 12 мес.: 29,4 x 30 дн.).

В бухгалтерском учете следует сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 7142 руб. 86 коп. – сотруднику начислена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;

Дебет 70 Кредит 68

– 929 руб. – удержан НДФЛ с отпускных;

Дебет 70 Кредит 50

– 6213 руб. 86 коп. – выплачены отпускные.

Допустим, что из 30 положенных дней отпуска 2 дня – дополнительный отпуск, связанный с особыми условиями труда. Если сотрудник не увольняется, а пишет заявление на замену 2 дней неиспользованного отпуска денежной компенсацией, она составит 476,19 руб. (84 000 руб. : 12 мес. : 29,4 х 2 дн.)

В бухгалтерском учете следует сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 476 руб.19 коп. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 68

– 62 руб. – удержан НДФЛ с отпускных;

Дебет 20 Кредит 69

– 124 руб. 76 коп. – начислен ЕСН с компенсации за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 50

– 414 руб. 19 коп. – выплачены отпускные Никифорову К.

Помогите материально

Во многих фирмах принято к отпуску выплачивать сотрудникам материальную помощь. Как правильно учесть эти суммы?

Материальная помощь не учитывается в расходах по налогу на прибыль (п. 23 ст. 270 НК). А если она не признана расходом в целях налогообложения прибыли, то, соответственно, не облагается ЕСН (п. 3 ст. 236 НК). На суммы материальной помощи не начисляют страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, так как база для расчета та же, что и для ЕСН. Такой позиции придерживается Минфин в письме от 18 августа 2006 г. № 03-03-04/1/637.

Пример 4

Сотруднице малого предприятия ООО «Лето» Петровой Е. к отпуску начислили материальную помощь 8000 руб. Взносы на страхование от несчастных случаев установлены в размере 0,2 процента. В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:

Дебет 91.2 Кредит 73-3

– 8000 руб. – начислена материальная помощь;

Дебет 73-3 Кредит 68

– 520 руб. ((8000 руб.– 4000 руб.) x 0,13) – удержан НДФЛ с материальной помощи;

Дебет 20 Кредит 69

– 16 руб. (8000 руб. x 0,002) – начислены взносы от несчастных случаев на производстве;

Дебет 73-3 Кредит 50

– 7480 руб. – выдана материальная помощь;

Дебет 68 Кредит 51

– 520 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.

Если на предприятии применяется ПБУ 18/02, то нужно сделать еще одну проводку:

Дебет 99-3 Кредит 68-3

– 1920 руб. (8000 руб. x 0,24) – отражена сумма постоянного налогового обязательства.

У организаций, перешедших на УСН, позиция сложнее. Налоговые органы придерживаются точки зрения, что указанную статью при упрощенке применять нельзя. Поэтому начислить пенсионные взносы все же следует. Хотя арбитражные суды неоднократно упрощенцев поддерживали (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28 февраля 2003 г. № А56-30785/02, Уральского округа от 6 января 2004 г. № Ф09-4569/03-АК).

Страховой взнос на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начислить на материальную помощь нужно. Это связано с тем, что суммы материальной помощи к отпуску не включены в перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС (перечень утвержден постановлением правительства от 7 июля 1999 г. № 765, познакомиться с текстом документа можно в справочной правовой системе КонсультантПлюс. – Прим. ред.). Сумму взноса можно признать расходом по обычным видам деятельности при расчете налога на прибыль.